Informacja O Ochronie Prywatności Danych Osobowych BNY Mellon W Regionie EMEA

Jednostką stowarzyszoną BNY Mellon odpowiedzialną za dane osobowe będzie jednostka stowarzyszona BNY Mellon określona w umowie o pracę albo umowie o świadczenie usług („BNY Mellon”, „my”, „nas”), która będzie również administratorem Państwa danych osobowych. Ponadto, gdy dane osobowe są przetwarzane przez innych członków Grupy BNY Mellon do ich własnych niezależnych celów, członkowie Grupy BNY Mellon będą niezależnymi administratorami Państwa danych osobowych.

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności danych osobowych w regionie EMEA („Informacja”) zastępuje istniejącą Informację o ochronie prywatności danych osobowych w regionie EMEA. Niniejsza Informacja wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i udostępniamy dane osobowe pracowników, w tym:

• Jakie dane osobowe przetwarzamy
• W jaki sposób BNY Mellon gromadzi dane osobowe
• Cel przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
• Przechowywanie Państwa danych osobowych
• Bezpieczeństwo danych osobowych
• Ujawnianie i międzynarodowe przekazywanie danych osobowych
• Prawa przysługujące Państwu jako osobie, której dane dotyczą

Możemy okresowo zmieniać niniejszą Informację w celu zapewnienia zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi i sposobem prowadzenia naszej działalności. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian w niniejszej informacji o ochronie prywatności postaramy się poinformować Państwa o tym w intranecie BNY Mellon albo pocztą elektroniczną („Powiadomienie o zmianie”).

Jakie Dane Przetwarzamy?

Jeżeli jest to dozwolone na mocy przepisów prawa obowiązujących na terenie UE albo w jurysdykcji Państwa pracodawcy, możemy gromadzić następujące dane osobowe do celów opisanych w niniejszej Informacji:

• Dane osobowe: tytuł, imię i nazwisko, poprzednie nazwisko albo nazwisko panieńskie, płeć, narodowość, stan cywilny, data urodzenia, wiek, osobiste dane kontaktowe (np. adres, numer telefonu albo numer telefonu komórkowego, adres e-mail), krajowy numer identyfikacyjny, dane imigracyjne i dotyczące zdolności do podjęcia pracy, prawo jazdy, umiejętności językowe, dane kontaktowe rodziny/osób pozostających na utrzymaniu/do kontaktu w nagłych przypadkach, dane dotyczące jakiejkolwiek niepełnosprawności i uzasadnionych koniecznych dostosowań z tym związanych;
• Dane rekrutacyjne i dotyczące doboru kandydatów: umiejętności i doświadczenie, kwalifikacje, referencje, CV oraz aplikacja, dane dotyczące rozmowy rekrutacyjnej i oceny, wywiad środowiskowy i informacje dotyczące weryfikacji (np. wyniki sprawdzenia zdolności kredytowej, sankcji finansowych i podstawowego sprawdzenia karalności dotyczącego niezatartych skazań), weryfikacja prawa do podjęcia pracy, dane dotyczące wyników aplikacji, dane dotyczące złożonych Państwu ofert;
• Dane dotyczące zatrudnienia: umowa o pracę albo zlecenie, dane dotyczące umowy o pracę (np. adres służbowy, numer telefonu, adres e-mail), numer pracownika albo listy płac, zdjęcie, domyślne godziny pracy w miejscu pracy, domyślny język, strefa czasowa i waluta w miejscu pracy, identyfikator pracownika i identyfikatory w różnych systemach, przebieg kariery, przydzielona jednostka biznesowa albo grupa, struktura podległości, rodzaj zatrudnienia jako pracownik kontraktowy/pracownik zatrudniony w oparciu o umowę cywilnoprawną, daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia/umowy, warunki zatrudnienia, centrum kosztów, stanowisko i opis stanowiska pracy, godziny pracy i schemat pracy, dane dotyczące zatrudnienia w pełnym albo niepełnym wymiarze godzin, data rozwiązania/wygaśnięcia umowy, przyczyna rozwiązania, ostatni dzień pracy, rozmowa związana z zakończeniem zatrudnienia, referencje dla potencjalnych pracodawców, status (aktywny/nieaktywny/zwolniony), nazwa stanowiska, przyczyna jakiejkolwiek zmiany dotyczącej stanowiska i data zmiany;
• Informacje regulacyjne: dokumentacja dotycząca Państwa rejestracji przez właściwy organ regulacyjny, status regulacyjny, w tym dane dotyczące karalności albo wywiad dotyczący wiarygodności kredytowej, które mogą być niezbędne, oraz wszelkie świadectwa regulacyjne i referencje;
• Dane dotyczące wynagrodzenia i świadczeń dodatkowych: dane dotyczące wynagrodzenia (w tym dane dotyczące pensji/planu godzinowego/płatności/opłat ustalonych w umowie, jeżeli dotyczy, zasiłku, liczby godzin nadliczbowych, programu świadczeń dodatkowych i prowizji), płatności za urlopy/nieobecność (np. ekwiwalent za urlop, wynagrodzenie chorobowe, ekwiwalent za urlop ze względów rodzinnych), dane konta bankowego, wykształcenie, numer ubezpieczenia społecznego, dane podatkowe, dane zewnętrznego odbiorcy świadczeń (np. oświadczenie woli i dane dotyczące osób pozostających na utrzymaniu), dane dotyczące otrzymywanych świadczeń dodatkowych albo świadczeń, do otrzymania których są Państwo uprawnieni, data początkowa wypłacania świadczeń, roszczenia o pokrycie kosztów i płatności, pożyczki, potrącenia, ustalenia dotyczące świadczeń w zamian za rezygnację z części wynagrodzenia, vouchery na opiekę nad dziećmi, program udziałów pracowniczych, dane i umowy;
• Dane dotyczące urlopów: dokumentacja dotycząca obecności, dokumentacja dotycząca nieobecności (w tym daty i kategorie urlopów/wnioski urlopowe i zatwierdzenia), daty dni wolnych do pracy, wnioski i zatwierdzenia oraz dane dotyczące urlopów ze względów rodzinnych albo innych specjalnych albo ustawowych urlopów;
• Dane dotyczące zarządzania nieobecnościami: historia nieobecności, oświadczenia o zdolności do pracy, dane dotyczące niepełnosprawności, dane dotyczące wpływu pracy i ułatwień, dane dotyczące leczenia i rokowań, komunikacja z przełożonym i Działem Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HR), rozmowy przeprowadzane przy powrocie do pracy, dokumentacja ze spotkań, sprawozdania medyczne, sprawozdania dotyczące chorób zawodowych;
• Dane dotyczące procedur elastycznych godzin pracy: wnioski, rozpatrzenia, korespondencja, notatki ze spotkań i dokumentacja wyników;
• Dane dotyczące zarządzania wynikami: informacje zwrotne od współpracowników i przełożonych, dane dotyczące planów i oceny wyników, wyniki i cele, oceny i dokumentacja programów rozwijania talentów, programy sukcesji stanowisk, formalna i nieformalna dokumentacja procesu zarządzania wynikami pracy;
• Dane dotyczące szkoleń i rozwoju: dane dotyczące potrzeb związanych ze szkoleniem i rozwojem albo przeprowadzonymi szkoleniami albo ocenami;
• Dane dotyczące postępowań dyscyplinarnych i zażaleń: zarzuty, skargi, notatki z czynności wyjaśniających i postępowań, dokumentacja i wyniki;
• Dane dotyczące BHP: kontrole BHP, wnioski o przeprowadzenie kontroli BHP i jej wyniki, oceny ryzyka, zgłoszenia incydentów;
• Dane dotyczące monitorowania: nagrania telewizji przemysłowej, login do systemu i budynku oraz rejestry dostępu, dokumentacja dotycząca pobrań i wydruków, dokumentacja dotycząca rozmów telefonicznych albo spotkań, dane przechwycone przez programy ochrony bezpieczeństwa IT oraz filtry;
• Dane dotyczące roszczeń pracowników, skarg oraz ujawnień: przedmiot sporu sądowego albo skargi dotyczącej zatrudnienia albo umowy, ugoda osiągnięta przed złożeniem roszczenia, korespondencja, rozmowy dotyczące ugody, dokumentacja dotycząca rozpatrywania roszczenia, zaangażowanie pracownika w zgłaszanie incydentów i ujawniania danych;
• Dane dotyczące równości i różnorodności (jeżeli jest to dozwolone na mocy przepisów prawa i podane dobrowolnie): dane dotyczące płci, wieku, rasy, narodowości, przekonań religijnych i seksualności (zgłaszane anonimowo do celów monitorowania równych szans); oraz
• Wszelkie inne dane osobowe podawane nam przez Państwa w okresie zatrudnienia ustnie albo w formie pisemnej.

Dane Wrażliwe i Szczególne Kategorie Danych Osobowych

Jeżeli jest to dozwolone na mocy przepisów prawa obowiązujących na terenie UE albo w jurysdykcji Państwa pracodawcy, możemy gromadzić i przetwarzać ograniczoną liczbę następujących danych osobowych należących do szczególnych kategorii, określanych niekiedy jako „wrażliwe dane osobowe”:

• dane dotyczące stanu zdrowia, w tym wszelkie uzasadnione ułatwienia, które na mocy przepisów prawa możemy być zobowiązani uwzględnić w ustaleniach dotyczących zatrudnienia (należy mieć na uwadze, że nie jest to dozwolone w Austrii, Belgii, Niemczech, Holandii);
• dane ujawniające pochodzenie rasowe albo etniczne (należy mieć na uwadze, że nie jest to dozwolone w Belgii, Francji, Niemczech, Irlandii, Luksemburgu, Holandii, Polsce);
• dane sądowe, w tym wyniki weryfikacji karalności albo kartotek policyjnych, które mogą obejmować dane dotyczące popełnionych przestępstw, zarzucanych przestępstw oraz wyroków i dane z innych źródeł wywiadowczych (z zastrzeżeniem stosownych przepisów prawa miejscowego i okresów przechowywania dokumentacji) (należy mieć na uwadze, że nie jest to dozwolone w Niemczech, chyba że przetwarzanie tego rodzaju danych osobowych jest bezpośrednio związane z funkcją, którą będzie pełnić kandydat na pracownika albo funkcją pracownika);
• Członkostwo w pracowniczych organach przedstawicielskich;
• stan cywilny i bliscy krewni; oraz
• opinie polityczne, przekonania religijne albo inne podobne przekonania i orientacja seksualna, jeżeli zdecydują się Państwo podać nam jakiekolwiek tego rodzaju dane (należy mieć na uwadze, że nie jest to dozwolone we Francji, w Niemczech (z wyjątkiem podatku kościelnego), Holandii, Polsce).

W Jaki Sposób BNY MELLON Gromadzi Dane?

Gromadzimy dane osobowe z wielu źródeł, jednak w większości przypadków bezpośrednio od Państwa. Przeważnie będą Państwo przekazywać tego rodzaju dane bezpośrednio do naszych przełożonych albo osoby do kontaktu z miejscowego Działu HR albo wprowadzać je do naszych systemów (na przykład za pośrednictwem serwisu Employee Self Service (eSS), w związku z udziałem w procesach HR, w wiadomościach e-mail i wiadomościach przekazywanych za pośrednictwem komunikatorów, które mogą być rejestrowane elektronicznie albo ręcznie). Ponadto pozostałe Państwa dane będą pochodzić od przełożonych, z Działu HR albo czasami od współpracowników.

Jeżeli jest to dozwolone na mocy przepisów prawa obowiązujących na terenie UE albo w jurysdykcji Państwa pracodawcy, możemy również pozyskiwać pewne dane od osób trzecich, np. referencje od poprzedniego pracodawcy, sprawozdania medyczne od zewnętrznych specjalistów, dane od organów podatkowych, świadczeniodawców albo w przypadku, gdy zatrudniamy podmiot zewnętrzny do przeprowadzenia weryfikacji danych albo czasami od klientów.

W niektórych przypadkach dane osobowe mogą być gromadzone drogą pośrednią z urządzeń monitorujących albo za pomocą innych środków (na przykład systemów kontroli dostępu i monitoringu budynków i terenów, telewizji przemysłowej, bilingów i nagrań rozmów telefonicznych, dzienników wiadomości przekazywanych za pośrednictwem komunikatorów oraz dzienników dostępu do poczty e-mail i Internetu), o ile jest to dozwolone w świetle obowiązujących przepisów i tylko w takim zakresie. W niektórych przypadkach dane osobowe mogą być gromadzone przez BNY Mellon albo zewnętrznego dostawcę odpowiednich usług. Dostęp do tego rodzaju danych osobowych nie jest ogólnie rzecz biorąc uzyskiwany regularnie, jednak uzyskanie do nich dostępu jest możliwe. Dostęp może zostać uzyskany na przykład w sytuacjach, gdy BNY Mellon prowadzi czynności wyjaśniające dotyczące potencjalnych naruszeń zasad polityk Spółki. Kiedy prosimy o obowiązkowe podanie danych osobowych, poinformujemy Państwa o tym w momencie ich gromadzenia i w przypadku, gdy określone dane osobowe są wymagane na mocy umowy albo ustawy, zostanie to wyraźnie zaznaczone. Niepodanie obowiązkowych danych będzie oznaczać, że nie będziemy mogli przeprowadzić pewnych procesów HR. Na przykład, jeśli nie dostarczą nam Państwo swoich danych konta bankowego, nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wypłaty. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że nie będziemy w stanie kontynuować zatrudniania Państwa albo współpracy z Państwem, ponieważ BNY Mellon nie będzie posiadać danych osobowych które uważamy za konieczne do skutecznego zarządzania stosunkiem pracy z Państwem.

Prócz danych osobowych dotyczących Państwa, mogą Państwo przekazywać BNY Mellon również dane osobowe osób trzecich, w szczególności osób pozostających na Państwa utrzymaniu i innych członków rodziny, do celów administrowania i zarzadzania zasobami ludzkimi, w tym do administrowania świadczeniami dodatkowymi i kontaktowania się z osobami do kontaktu w nagłych przypadkach. Przed podaniem takich danych osobowych osób trzecich BNY Mellon muszą Państwo najpierw poinformować te osoby trzecie o wszelkich danych osobowych, jakie zamierzają Państwo przekazać BNY Mellon i o sposobie ich przetwarzania przez BNY Mellon, tak jak to opisano w niniejszej informacji.

Jakie Są Cele Przetwarzania Danych Osobowych Oraz Jaka Jest Podstawa Prawna Przetwarzania?

Państwa dane osobowe są gromadzone i przetwarzane w wielu celach biznesowych zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi na terenie UE, w jurysdykcji Państwa pracodawcy albo obowiązującymi układami zbiorowymi pracy. W niniejszej Informacji określiliśmy cele, dla których możemy wykorzystywać Państwa dane osobowe. Dane osobowe mogą czasami być wykorzystywane do celów dla Państwa nieoczywistych, gdy okoliczności uzasadniają tego rodzaju wykorzystanie, np. w postępowaniach wyjaśniających albo dyscyplinarnych. Możemy przekazać Państwu dodatkowe informacje za pośrednictwem odpowiednich zasad polityki HR, jeżeli uznamy to za stosowne, aby mogli Państwo zrozumieć, w jaki sposób Państwa dane osobowe mogą być wykorzystywane.

Podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych

Państwa dane osobowe będziemy gromadzić, wykorzystywać i udostępniać wyłącznie, jeżeli będziemy przekonani, że mamy do tego jedną albo więcej z następujących podstaw prawnych (z zastrzeżeniem wszelkich określonych w niniejszym dokumencie wyjątków prawnych wynikających z przepisów miejscowych):

• Przetwarzanie jest niezbędne w celu wypełniania obowiązków prawnych na mocy przepisów obowiązujących na terenie UE albo państwa członkowskiego, którym podlega BNY Mellon, na przykład ujawniania danych miejscowymi organom podatkowym, uiszczania płatności ustawowych, unikania niezgodnego z prawem rozwiązania umowy, unikania niezgodnej z prawem dyskryminacji, spełniania wymogów dotyczących przechowywania wymaganych ustawowo dokumentów albo obowiązków związanych z BHP;
• Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której są Państwo stroną albo w celu podjęcia kroków na Państwa żądanie przed zawarciem tego rodzaju umowy, na przykład gromadzenia danych bankowych w celu wypłacenia pensji albo przetwarzania danych w celu zapewnienia świadczeń dodatkowych określonych w umowie, do których otrzymania są Państwo upoważnieni;
• Przetwarzanie jest konieczne w związku z prawnie uzasadnionym interesem BNY Mellon albo (w szczególnych przypadkach) osoby trzeciej, z wyjątkiem sytuacji, w których nad takim interesem przeważają interesy użytkownika albo jego podstawowe prawa i wolności, które wymagają ochrony danych osobowych. BNY Mellon uznaje, że ma prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych do celów określonych poniżej i do osiągania bieżących i długoterminowych celów i wyników biznesowych; albo
• Przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody. Zgoda będzie wykorzystywana w przypadku dobrowolnego przetwarzania szczególnych kategorii danych, jeżeli żadne inne uzasadnienia prawne nie mają zastosowania, gdy przetwarzanie odbywa się na życzenie pracownika albo gdy przetwarzanie jest wymagane na mocy przepisów prawa obowiązujących na terenie UE albo w jurysdykcji Państwa pracodawcy. W przypadku, gdy wymagana jest zgoda na konkretne przetwarzanie, zostaną o nią Państwo poproszeni osobno w celu zapewnienia, że jest udzielana swobodnie, w sposób świadomy i wyraźny. Informacje dotyczące tego rodzaju przetwarzania zostaną Państwu przedstawione w momencie, kiedy taka zgoda będzie wymagana. Należy pamiętać, że wyrażenie zgody na jakąkolwiek prośbę BNY Mellon nie stanowi warunku ani wymogu Państwa zatrudnienia, a także niewyrażenie zgody nie spowoduje negatywnych konsekwencji.

W przypadku stałych pracowników podmiotów BNYM w Niemczech (z wyjątkiem osób zatrudnionych przez tego rodzaju niemiecki podmiot na podstawie umowy o świadczenie usług) („Pracownicy niemieccy”) Państwa dane osobowe będziemy gromadzić, wykorzystywać i udostępniać wyłącznie, jeżeli będziemy przekonani, że mamy do tego jedną albo więcej odpowiednich podstaw prawnych:

• Przetwarzanie jest niezbędne w celu (i) wydania decyzji dotyczących zatrudnienia oraz (ii) po zatrudnieniu do celów wykonania albo rozwiązania umowy o pracę, na przykład ujawniania danych miejscowymi organom podatkowym, uiszczania płatności ustawowych, unikania niezgodnego z prawem rozwiązania umowy, unikania niezgodnej z prawem dyskryminacji, spełniania wymogów dotyczących przechowywania wymaganych ustawowo dokumentów albo obowiązków związanych z BHP, gromadzenia danych bankowych w celu wypłacenia pensji albo przetwarzania danych w celu zapewnienia świadczeń dodatkowych określonych w umowie, do których otrzymania są Państwo upoważnieni;
• Przetwarzanie jest niezbędne do przeprowadzenia postępowań wyjaśniających dotyczących przestępstw wyłącznie wtedy, gdy istnieje udokumentowany powód, aby sądzić, że osoba, której dane dotyczą, popełniła przestępstwo w okresie zatrudnienia; przetwarzanie tego rodzaju danych jest niezbędne do przeprowadzenia postępowań wyjaśniających dotyczących popełnionego przestępstwa i nie wyklucza go prawnie uzasadniony interes osoby, które dane dotyczą do nieprzetwarzania danych oraz w szczególności rodzaj i zakres nie są nieproporcjonalne do przyczyny;
• Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania albo realizacji praw i obowiązków dotyczących reprezentacji pracowników określonych na mocy przepisów prawa albo na mocy układów zbiorowych albo innych umów zawartych pomiędzy pracodawcą a radą zakładową; albo

Zgoda

Jeżeli jest to dozwolone na mocy przepisów prawa obowiązujących na terenie UE albo w jurysdykcji Państwa pracodawcy, przetwarzanie Państwa danych osobowych może w pewnych okolicznościach odbywać się na podstawie Państwa zgody. Zgoda będzie wykorzystywana w przypadku dobrowolnego przetwarzania szczególnych kategorii danych, jeżeli żadne inne uzasadnienia prawne nie mają zastosowania, gdy przetwarzanie odbywa się na życzenie pracownika albo gdy przetwarzanie jest wymagane na mocy przepisów obowiązujących na terenie UE albo państwa członkowskiego. W przypadku, gdy wymagana jest zgoda na konkretne przetwarzanie, zostaną o nią Państwo poproszeni osobno w celu zapewnienia, że jest udzielana swobodnie, w sposób świadomy i wyraźny. Informacje dotyczące tego rodzaju przetwarzania zostaną Państwu przedstawione w momencie, kiedy taka zgoda będzie wymagana, wraz z informacją o wypływie nieudzielenia tego rodzaju zgody. Należy pamiętać, że wyrażenie zgody na jakąkolwiek prośbę BNY Mellon nie stanowi warunku ani wymogu Państwa zatrudnienia, a także że mają Państwo prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, kontaktując się z miejscowym przedstawicielem Działu HR.

Dodatkowa podstawa prawna, na której się opieramy przy przetwarzaniu szczególnych kategorii danych osobowych

Dotyczące Państwa szczególne kategorie danych osobowych będziemy gromadzić, wykorzystywać i udostępniać wyłącznie, jeżeli będzie mieć zastosowanie jedna z następujących podstaw prawnych:

• przetwarzanie jest niezbędne do celów wypełnienia obowiązków i wykonania praw przysługujących Państwu albo BNY Mellon w dziedzinie prawa pracy, ubezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz nie ma powodu do stwierdzenia, że istnieje nadrzędny prawnie uzasadniony interes osoby, której dane dotyczą, w nieprzetwarzaniu danych osobowych;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów oceny zdolności do pracy pracownika, postawienia rozpoznania medycznego, świadczenia opieki zdrowotnej albo opieki społecznej bądź leczenia;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony Państwa żywotnych interesów albo interesów innej osoby, jeżeli są Państwo fizycznie albo prawnie niezdolni do udzielenia zgody (na przykład w wyjątkowych nagłych przypadkach, takich jak nagła sytuacja medyczna);
• przetwarzanie jest niezbędne do konkretnych celów dozwolonych na mocy przepisów prawa UE albo państwa członkowskiego UE, takich jak przeciwdziałanie oszustwom, zapobieganie finansowaniu terroryzmu, monitorowanie różnorodności;
• przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami; albo
• w wyjątkowych przypadkach przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa wyraźnej zgody (jak wyjaśniono powyżej).

Cele, dla których wykorzystujemy Państwa dane osobowe i mające zastosowanie podstawy prawne

Określiliśmy kilka celów gromadzenia i przetwarzania Państwa danych osobowych. Zostały one podane poniżej wraz z podstawami prawnymi mającymi zastosowanie w każdym przypadku: