Déclaration EMEA De Confidentialité Des Informations À Caractère Personnel De BNY Mellon

La société affiliée de BNY Mellon responsable de vos informations à caractère personnel sera la société affiliée de BNY Mellon indiquée dans votre contrat de travail ou de services (« BNY Mellon », « nous », « notre »), et sera le responsable du traitement en ce qui concerne vos informations à caractère personnel. En outre, lorsque les informations à caractère personnel sont traitées par d’autres membres du Groupe BNY Mellon à leurs propres fins, lesdits membres du Groupe BNY Mellon seront les responsables indépendants du traitement de vos informations à caractère personnel.

La présente Déclaration EMEA de confidentialité des informations à caractère personnel (la « Déclaration ») remplace la Déclaration existante. La présente Déclaration explique comment nous collectons, utilisons et partageons les informations à caractère personnel des employés, y compris :

• Quelles sont les informations à caractère personnel que nous traitons 
• La façon dont BNY Mellon collecte lesdites informations à caractère personnel
• Les finalités pour lesquelles ces informations à caractère personnel sont traitées et notre base légale pour réaliser ledit traitement
• Conservation des informations à caractère personnel
• La sécurité des informations à caractère personnel
• La divulgation et le transfert international d’informations à caractère personnel
• Vos droits en tant que personne concernée

Nous sommes susceptibles de modifier ponctuellement la présente Déclaration afin de la mettre à jour, conformément à nos obligations légales ainsi qu’à la façon dont nous opérons nos activités. Si nous apportons des changements à la présente Déclaration, nous vous en informerons à partir de l’intranet BNY Mellon ou par e-mail (un « Avis de changement »).  

Quelles Informations Traitons-Nous ?

Dans la mesure permise par le droit de l’Union européenne ou par le droit du pays dans lequel votre employeur est établi, nous sommes susceptibles de collecter les informations à caractère personnel suivantes vous concernant pour les finalités énoncées dans la présente Déclaration :

• Données à caractère personnel : vos titre, nom, nom de jeune fille ou d’un mariage précédent, sexe, nationalité, statut/état civil, date de naissance, âge, coordonnées personnelles (p. ex., adresse, numéro de téléphone ou de mobile, e-mail), numéro d’identification national, informations concernant l’immigration ou le droit de travail, permis de conduire, passeport/carte d’identité nationale, langues parlées, coordonnées d’un proche/d’une personne à charge/à contacter en cas d’urgence, détails concernant tout handicap et les ajustements raisonnables nécessaires à cet effet ;
• Informations de recrutement et de sélection des candidats : compétences et expérience, qualifications, références, CV et candidature, données d’entretien et d’évaluation, informations liées à toute vérification et aux antécédents (p. ex., les résultats de contrôle de crédit, de sanction financière et une vérification basique du casier judiciaire concernant les condamnations inscrites), vérification du droit de travail, informations concernant l’issue de votre candidature, détails de toute offre vous ayant été faite ;
• Informations concernant votre engagement : contrat de travail ou engagement, coordonnées professionnelles (p. ex., adresse, numéro de téléphone ou e-mail professionnels), numéro d’employé ou de personnel, photographie, lieu de travail, heures normales, langue maternelle, fuseau horaire et devise du lieu, votre identifiant de travailleur et différents identifiants système, votre historique de travail, le service ou le groupe de travail attitré, votre rattachement hiérarchique, votre type d’employé/de collaborateur externe, les dates de début et de fin de votre engagement/contrat, les conditions générales de votre engagement, le centre des coûts, l’intitulé et la description de votre poste, vos heures de travail et rythme, si vous êtes à temps plein ou temps partiel, la date de fin/cessation de votre contrat, la raison de la cessation, votre dernier jour de travail, les entretiens de départ, les références qui doivent être fournies aux employeurs potentiels, le statut (actif/inactif/terminé), le titre du poste, la raison de tout changement de poste et la date du changement ;
• Informations réglementaires : les dossiers de votre enregistrement auprès de toute autorité de réglementation concernée, votre statut réglementé, y compris toutes vérifications de vos antécédents criminels et contrôles de crédit qui seraient nécessaires, ainsi que les certifications et références de réglementation ;
• Informations liées à la rémunération et aux avantages : les informations concernant votre rémunération (y compris concernant le salaire/régime horaire/paiement contractuel/les honoraires, le cas échéant, indemnités, heures supplémentaires, primes et régimes de commissions), les paiements pour congé/absence (p. ex., indemnité de congé, maladie, congé parental), les coordonnées bancaires, l’échelon, le numéro de sécurité sociale, les informations fiscales, l'information de destinataire des prestations de tiersp. ex., expression des vœux et informations sur les personnes à charge), les détails des prestations sociales que vous recevez ou pour lesquelles vous êtes éligible, la date de début de la couverture des prestations, les réclamations de dépenses et de paiements, les crédits, les déductions, les accords de sacrifice salarial, les chèques-garderie, les informations, les accords et la participation au régime d’action ;
• Informations sur les congés : les registres de présence, d’absence (y compris les dates et les catégories de demandes et d’autorisations d’absence/de congé), les dates de vacances, les demandes et validations de congés et les informations concernant les congés parentaux ou les autres congés spéciaux ou légaux ;
• Informations de gestion des absences : l’historique des absences, les certificats d’aptitude, les détails des incapacités, les détails de l’impact sur le travail et des ajustements, les détails des traitements et du diagnostic, les communications avec le manager et les Ressources humaines (RH), les entretiens de retour au travail, les archives de réunion, les rapports médicaux, les rapports de la médecine du travail ;
• Informations sur les procédures de travail flexible : les demandes, considérations, correspondances, notes et comptes rendus de réunion ;
• Dossiers de restructuration et de licenciement : les plans de changement, les organigrammes, les registres de consultation, les informations de sélection et de redéploiement ;
• Informations de gestion des résultats : les remarques des collègues et du manager, les informations sur vos évaluations et examens de performance, les résultats et objectifs, les évaluations et registres du programme de compétences, les plans de succession, les registres de processus de gestion des compétences formels et informels ;
• Informations liées à la formation et au développement : les données concernant les besoins de formation et de développement ou les formations suivies ou les évaluations réalisées ;
• Informations disciplinaires et griefs : allégations, plaintes, notes d’enquête et de procédure, registres et résultats ;
• Informations sur la santé et la sécurité : les audits de santé et de sécurité, les demandes et les résultats de contrôle de la santé et de la sécurité, les évaluations de risques, les rapports d’incidents ;
• Informations de contrôle : les vidéos de surveillance (CCTV), les registres de connexion et d’accès au système et au bâtiment, les registres de téléchargement et d’impression, les registres d’appel et de réunion, les informations obtenues par les programmes et les filtres de sécurité informatique ;
• Informations sur les demandes, plaintes et divulgations des employés : l’objet des litiges et demandes basés sur le travail ou le contrat, la conciliation avant réclamation, les communications, les discussions de résolution des litiges, les registres de procédure de réclamation, les déclarations et les divulgations de l’implication des employés dans un incident ;
• Informations sur l’égalité et la diversité (dans la mesure permise par la loi et où elles sont fournies volontairement) : les informations concernant le sexe, l’âge, l’origine raciale, la nationalité, les convictions religieuses et la sexualité (déclarées anonymement à des fins de contrôle de l’égalité des chances) ; et
• Toute autre information à caractère personnel que vous choisissez de nous communiquer dans le cadre de votre emploi, que ce soit oralement ou par écrit.

Informations À Caractère Personnel Sensibles Et Catégories Particulières D’informations À Caractère Personnel

Dans la mesure permise par le droit de l’Union européenne ou par le droit du pays dans lequel votre employeur est établi, nous pourrons collecter et traiter un volume limité d’informations à caractère personnel relevant de catégories particulières, parfois désignées « informations à caractère personnel sensibles » :

• les informations relatives à la santé, y compris tous ajustements raisonnables que nous pourrions être légalement tenus d’apporter à vos accords de travail (veuillez noter que cela n’est pas autorisé en Autriche, en Belgique, en Allemagne et aux Pays-Bas) ;
• les informations révélant l’origine raciale ou ethnique (veuillez noter que cela n’est pas autorisé en Belgique, en France, en Allemagne, en Irlande, au Luxembourg, aux Pays-Bas et en Pologne) ;
• les informations judiciaires, y compris les résultats des contrôles de casier judiciaire ou antécédents criminels qui peuvent inclure des renseignements sur des infractions, des infractions présumées et des condamnations, ainsi que des informations provenant d’autres sources de renseignement (sous réserve des lois locales et des périodes de conservation des registres) (les traitements varient d’un pays à l’autre en fonction des exigences légales nationales ; ce n’est pas autorisé en Allemagne, à moins que le traitement desdites informations à caractère personnel soit directement lié au rôle qui sera exercé par le candidat, ou le rôle de l’employé) ;
• l’appartenance à un organisme de représentation des employés ;
• le statut marital et les parents proches ;
• les opinions politiques, les convictions religieuses ou autres convictions similaires, et l’orientation sexuelle, si vous choisissez de nous fournir de telles informations (veuillez noter que cela n’est pas autorisé en Belgique, France, en Allemagne [sauf pour l’impôt ecclésiastique], aux Pays-Bas et en Pologne) ; et
• les données biométriques, sous la forme d’empreintes vocales individuelles, qui peuvent être utilisées par les employés pour verrouiller ou déverrouiller automatiquement leurs comptes, avec le consentement de l’employé.

Comment BNY Mellon Collecte-T-Elle Les Informations ?

Nous collectons vos informations à caractère personnel auprès de différentes sources, mais dans la plupart des cas directement auprès de vous. Vous fournirez généralement ces informations directement à vos managers ou votre contact RH local, ou les inscrirez dans nos systèmes (par exemple, via le portail en libre-service dédié aux employés [ESS], votre participation aux processus RH, les e-mails et les messages instantanés qui pourront être enregistrés par voie électronique ou manuellement). En outre, d’autres informations vous concernant nous seront transmises par vos managers, les RH ou, dans certains cas, par vos collègues.  

Dans la mesure permise par le droit de l’Union européenne ou par le droit du pays dans lequel votre employeur est établi, nous pourrons également obtenir certaines informations auprès de tiers, par exemple des références de précédents employeurs, des rapports médicaux de professionnels externes, des informations des autorités fiscales, des prestataires sociaux, ou lorsque nous employons un tiers pour réaliser une vérification des antécédents, ou parfois, par des clients.  

Dans certains cas, des informations à caractère personnel peuvent être collectées indirectement par des dispositifs de surveillance (y compris des dispositifs personnels utilisés pour accéder au réseau sécurisé de BNY Mellon ; la collecte d’informations à caractère personnel provenant de dispositifs personnels est limitée uniquement aux conteneurs BNY Mellon intégrés aux dispositifs utilisés pour accéder au réseau sécurisé de BNY Mellon, aux informations techniques sur le dispositif et aux registres indiquant la date de leur dernière utilisation pour accéder aux applications de BNY Mellon) ou par d’autres moyens (par exemple, les systèmes de contrôle d’accès au bâtiment et à l’emplacement, la vidéosurveillance, les registres téléphoniques et enregistrements, les registres de messagerie instantanée, les registres d’accès aux e-mails et à l’Internet, les registres de chargement et d’impression concernant les supports Web et amovibles (p. ex., USB), y compris les informations envoyées depuis le réseau sécurisé de BNY Mellon vers les imprimantes personnelles) et dans la mesure où la loi l’autorise. Auquel cas, les informations à caractère personnel pourront être collectées par BNY Mellon ou tout prestataire tiers fournissant les services concernés. En règle générale, l’accès à ce type d’informations à caractère personnel n’est pas régulier, mais il est toutefois possible. Par exemple, BNY Mellon est susceptible d’y accéder lorsqu’elle réalise une enquête sur de potentielles violations des politiques de la Société.

Les informations à caractère personnel collectées par BNY Mellon sont généralement nécessaires pour nous permettre d’exécuter un contrat ou de fournir un service, ou encore de remplir nos obligations légales et réglementaires. Lorsque nous vous demandons de fournir des informations à caractère personnel sur une base obligatoire, nous vous en informerons au moment de la collecte et, dans le cas où ces informations particulières seraient requises par le contrat ou par la loi, cela sera indiqué. Si vous ne fournissez pas les informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure d’effectuer certains processus RH. Par exemple, si vous ne nous fournissez pas vos coordonnées bancaires, nous ne serons pas en mesure de vous payer. Dans certains cas, cela pourrait impliquer le fait que nous ne soyons pas en mesure de poursuivre votre emploi ou engagement à nos côtés, puisque BNY Mellon ne détiendra pas les informations à caractère personnel qu’elle considère nécessaires aux fins de l’administration et de la gestion efficace et effective de sa relation avec vous. Si la fourniture des informations à caractère personnel est volontaire, vous en serez informé(e) au moment de la collecte et vous ne subirez aucune conséquence en cas de refus.

Outre les informations à caractère personnel vous concernant, vous pourrez également fournir à BNY Mellon des informations à caractère personnel de tiers relatives, notamment, à vos ayants droit et aux membres de votre famille, aux fins de l’administration et de la gestion RH, y compris l’administration des prestations sociales et les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence. Avant de fournir de telles informations à caractère personnel de tiers à BNY Mellon, vous devez informer le tiers concerné des informations que vous souhaitez fournir à BNY Mellon et du traitement qui sera effectué par celle-ci, tel qu’indiqué dans la présente Déclaration.

À Quelles Fins Les Informations À Caractère Personnel Seront-Elles Traitees Et Quelle Est Notre Base Légale Pour Réaliser Ledit Traitement ?

Vos informations à caractère personnel sont collectées et traitées à diverses fins, conformément au droit de l’Union européenne, au droit du pays dans lequel votre employeur est établi ou aux conventions collectives applicables en vigueur. Nous avons établi dans la présente Déclaration les finalités pour lesquelles nous sommes susceptibles d’utiliser vos informations à caractère personnel. Les informations à caractère personnel pourront parfois être utilisées à des fins qui ne sont pas évidentes pour vous lorsque les circonstances garantissent ladite utilisation, telles que des enquêtes ou des procédures disciplinaires. Nous pourrons, si nous le considérons nécessaire, vous fournir des informations supplémentaires dans les politiques RH correspondantes afin de nous assurer que vous comprenez comment vos informations à caractère personnel pourront être utilisées.

La base légale selon laquelle nous traitons vos informations à caractère personnel

Nous collectons, utilisons et partageons vos informations à caractère personnel uniquement lorsque nous sommes certains que l’une ou plusieurs des bases légales suivantes s’appliquent (sous réserve de toutes dérogations à la législation locale énoncées dans les présentes) :

• Le traitement est nécessaire aux fins du respect d’une obligation légale imposée par le droit de l’UE, d’un État membre ou le droit national en vigueur pour les pays hors UE, auquel BNY Mellon est soumise, par exemple, la divulgation d’informations aux autorités fiscales locales, le versement de paiements statutaires, le fait d’éviter la résiliation illégale, la discrimination illégitime, de respecter les exigences légales de tenue de registres ou les obligations en matière de santé et de sécurité ;
• Le traitement est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures, à votre demande, avant de conclure un tel contrat, par exemple aux fins de la collecte de vos coordonnées bancaires pour vous verser votre salaire ou le fait de traiter des informations afin de vous fournir les prestations sociales contractuelles auxquelles vous avez droit ;
• Le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes poursuivis par BNY Mellon ou (dans certains cas seulement) par un tiers, excepté lorsque vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux prévalent sur lesdits intérêts et exigent la protection des informations à caractère personnel ; ou
• Le traitement est basé sur votre consentement. Le consentement sera utilisé lorsqu’il existe un traitement volontaire des catégories particulières de données lorsqu’aucune autre justification légale ne s’applique, lorsque le traitement est réalisé à la demande de l’employé ou lorsque le traitement est requis en vertu du droit de l’Union européenne ou du pays dans lequel votre employeur est établi. Lorsque votre consentement est requis pour le traitement en question, il vous sera demandé séparément, aux fins de nous assurer qu’il est donné librement, de manière éclairée et explicite. Les informations concernant ledit traitement vous seront fournies au moment de la demande du consentement. Vous devez noter que le fait d’accéder à toute demande de consentement de la part de BNY Mellon ne constitue pas une condition ou une exigence pour votre emploi, et qu’il n’y aura pas de conséquence négative si vous refusez.

Lorsque nous nous appuyons sur nous intérêts légitimes, nous partons du principe que l’activité  :

• est nécessaire pour remplir nos objectifs commerciaux et fournir des services à nos clients, et qu’elle ne pourrait pas avoir lieu sans être liée à nos intérêts légitimes ;
• est proportionnelle et ne causerait pas de préjudice injustifié ;
• correspond à nos attentes raisonnables sans aucune contradiction ;
• ne porte aucun préjudice à vos droits, intérêts ou libertés personnels ;
• ne prévaut pas sur vos droits à la vie privée.

BNY Mellon estime qu’elle présente un intérêt légitime à traiter des informations à caractère personnel pour atteindre ses objectifs commerciaux à court et à long terme aux fins exposées dans le tableau ci-dessous.

Pour les employés permanents des entités de BNYM situées en Allemagne (sauf les personnes engagées par lesdites entités allemandes au moyen d’un contrat de services) (les « Employés allemands »), nous collecterons, utiliserons et partagerons vos informations à caractère personnel uniquement à des fins liées à l’emploi, lorsque nous sommes certains que l’une ou plusieurs des bases légales suivantes s’appliquent :

• Le traitement est nécessaire pour (i) des décisions de recrutement et (ii) après recrutement, pour l’exécution ou la résiliation d’un contrat de travail, par exemple, pour la divulgation d’informations aux autorités fiscales locales, pour effectuer des versements statutaires, éviter les résiliations illégales, les discriminations illégitimes, respecter les exigences légales de conservation des registres et les obligations de santé et de sécurité, collecter les coordonnées bancaires pour verser votre salaire ou traiter les informations pour vous fournir les prestations sociales contractuelles auxquelles vous avez droit ;
• Le traitement est nécessaire pour enquêter sur des crimes uniquement s’il existe un motif justifié de croire que la personne concernée a commis un crime lors de son emploi, le traitement desdites données est nécessaire pour enquêter sur un crime et n’est pas supplanté par l’intérêt légitime de la personne concernée de ne pas traiter les données, et en particulier le type et la portée du traitement ne sont pas raisonnablement disproportionnés ; ou
• Le traitement est nécessaire pour exercer ou satisfaire les droits et les obligations de représentation des employés prévus par la loi ou les conventions collectives ou les autres accords entre l’employeur et le conseil d’entreprise. 

Consentement

Dans la mesure permise par le droit de l’Union européenne ou par le droit du pays dans lequel votre employeur est établi, il est possible que le traitement de vos informations à caractère personnel soit, dans certaines situations spécifiques, basé sur votre consentement. Le consentement sera utilisé lorsqu’il existe un traitement volontaire des catégories particulières de données lorsqu’aucune autre justification légale ne s’applique, lorsque le traitement est réalisé à la demande de l’employé ou lorsque le « consentement » est requis en vertu du droit de l’UE, d’un État membre ou d’un autre droit national applicable. Lorsque votre consentement est requis pour le traitement en question, il vous sera demandé séparément, aux fins de nous assurer qu’il est donné librement, de manière éclairée et explicite. Des informations concernant ledit traitement, ainsi que toutes informations relatives aux conséquences de ne pas fournir votre consentement, vous seront fournies au moment de la demande dudit consentement. Veuillez noter que le fait d’accéder à toute demande de consentement de la part de BNY Mellon ne constitue pas une condition ou une exigence pour votre emploi, et que vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, en contactant votre représentant RH local.

Base légale supplémentaire sur laquelle nous nous reposons lorsque nous traitons des catégories particulières d’informations à caractère personnel

Nous collecterons, utiliserons et partagerons vos catégories particulières d’informations à caractère personnel uniquement lorsque l’une des bases légales supplémentaires suivantes s’applique : 

• Le traitement est nécessaire aux fins d’exécuter les obligations et d’exercer les droits vous concernant ou concernant BNY Mellon dans le cadre de la législation en matière de travail, de sécurité et de protection sociale, et il n’existe aucune raison de croire que la personne concernée dispose d’un intérêt légitime supérieur pour le non-traitement desdites informations à caractère personnel ;
• Le traitement est nécessaire pour l’évaluation de l’aptitude à travailler de l’employé, le diagnostic médical, la prestation de soins ou le traitement sanitaire ou social ;
• Le traitement est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne lorsque vous êtes physiquement ou légalement incapable de donner un consentement (par exemple, lors de situations exceptionnelles d’urgence, telles qu’une urgence médicale) ;
• Le traitement est nécessaire aux fins permises par le droit de l’UE, d’un État membre de l’UE ou de tout autre droit pour des fins spécifiques auquel BNY Mellon est soumise, comme la prévention de la fraude la prévention du financement du terrorisme ou le contrôle de la diversité ;
• Le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ; ou
• Dans des circonstances exceptionnelles, le traitement est réalisé sous réserve de votre consentement explicite (tel qu’indiqué ci-dessus).

Les finalités pour lesquelles nous utilisons des informations à caractère personnel et les bases légales que nous utilisons

Nous avons identifié un certain nombre de finalités pour la collecte et le traitement de vos informations à caractère personnel. Celles-ci sont énoncées ci-après, accompagnées des bases légales qui s’appliquent pour chaque cas :