Kişisel bilgilerinizden sorumlu olan BNY Mellon iştiraki istihdam sözleşmenizde veya hizmetler sözleşmesinde belirtilen BNY Mellon iştiraki olacaktır (“BNY Mellon”, “biz”, “bize”) ve kişisel bilgilerinizin veri kontrol sorumlusu olacaktır. Ayrıca, kişisel bilgiler başka BNY Mellon Grubu üyeleri tarafından kendi bağımsız amaçları için işlendiği zaman BNY Mellon Grubu üyeleri kişisel bilgilerinizin bağımsız kontrol sorumluları olacaktır.
Bu EMEA Kişisel Bilgi Gizlilik Bildirimi (“Bildirim”) mevcut EMEA Kişisel Bilgi Gizlilik Bildiriminin yerini almaktadır. Bu Bildirim aşağıdakiler dahil olmak üzere çalışanların kişisel bilgilerini nasıl topladığımızı, kullandığımızı ve paylaştığımızı açıklamaktadır:
Bu Bildirimi yasal gerekliliklere ve işimizi yürütme şeklimize göre güncel durumda tutmak için onda zaman zaman değişiklik yapabiliriz. Bu Bildirimde değişiklikler yaptığımız zaman BNY Mellon intranetinde veya eposta ile bildirim yaparak (“Değişiklik Bildirimi”) sizi bilgilendirmeye çalışacağız.
Hangi Bilgileri İşleriz?
AB yasası veya işvereninizin yerleşik olduğu yetki bölgesinin yasası tarafından izin verildiği zaman bu Bildirimde açıklanan amaçlar için sizin hakkınızda aşağıda kişisel bilgiler toplayabiliriz:
- Kişisel ayrıntılar: unvanınız, adınız, önceki veya bekarlık adı, cinsiyet, uyruk, medeni durum, doğrum tarihi, yaş, kişisel iletişim bilgileri (örneğin adres, telefon veya mobil numarası, e posta), resmi kimlik numarası, göçmenlik ve çalışma yeterliliği bilgileri, sürücü belgesi, konuşulan diller, birinci derece akraba/bakmakla yükümlü olduğu kişi/acil durum iletişim bilgileri, herhangi bir engellilik bilgileri ve bunun sonucunda gerekebilecek tüm ayarlamalar;
- İşe alma ve aday seçme bilgileri: beceriler ve deneyim, nitelikler, referanslar, özgeçmiş ve başvuru, mülakat ve değerlendirme verileri, geçmiş ve doğrulama bilgileri (örneğin kredi referans kontrolünün, mali yaptırım kontrolünün ve zaman aşımına uğramamış hükümler için temel sabıka kontrolü açıklamasının sonuçları), çalışma hakkı doğrulaması, başvurunuzun sonucu hakkındaki bilgiler, size yapılmış tüm teklifler ile ilgili bilgiler;
- Görevlendirmeniz ile ilgili bilgiler: istihdam veya görevlendirme sözleşmesi, işyeri iletişim bilgileri (örneğin kurumsal adres, telefon numarası, e posta), çalışan veya bordro numarası, fotoğraf, çalışma yeri varsayılan saatler, varsayılan dil, yer için saat dilimi ve para birimi, çalışan kimlik numaranız ve çeşitli sistem kimlik numaralarınız, işyeri biyografiniz, atandığınız şirket ünitesi veya gurubu, amirlerinizin silsilesi, çalışan/geçici işçi türünüz, işe alınmanızın/sözleşmenizin başlama ve bitme tarihleri, görevlendirilmenizin hükümleri ve koşulları, maliyet merkeziniz, iş unvanınız ve iş açıklamanız, çalışma saatleriniz ve düzenleriniz, tam veya yarı zamanlı olduğunuz, fesih/sözleşme bitme tarihiniz, fesih nedeni, son çalışma gününüz, çıkış mülakatları, müstakbel işverenlere verilmek üzere referanslar, durum (aktif değil/aktif/feshedildi), görev unvanı, görevdeki herhangi bir değişikliğin nedeni ve değişikliğin tarihi;
- Mevzuat ile ilgili bilgiler: geçerli herhangi bir düzenleme makamındaki tesciliniz ile ilgili kayıtlar, gerekli olabilecek herhangi bir sabıka kaydı veya kredi geçmişi kontrolü dahil olmak üzere mevzuata göre durumunuz ve herhangi bir idari sertifikanız ve referanslarınız;
- Ücret ve sosyal yardım bilgileri: ücret bilgileriniz (geçerli olan şekilde maaş/saat planı/sözleşme ücreti/ücretler, avanslar, fazla mesai, ikramiye ve komisyon planları hakkında bilgiler dahil olmak üzere), izin/hastalık ödemeleri (örneğin tatil ödemesi, hastalık ödemesi, ailevi durum izni), banka hesabı bilgileri, derece, sosyal güvenlik numarası, vergi bilgileri, üçüncü taraf sosyal yardım alan kişi bilgileri (örneğin dilek beyanı ve bakmakla yükümlü olduğu kişiler), aldığınız veya almak için yeterliliğe sahip olduğunuz sosyal yardımlar hakkında bilgiler, sosyal yardım kapsamı başlama tarihi, gider talepleri ve ödemeleri, borçlar, kesintiler, maaştan feragat düzenlemeleri, çocuk bakımı makbuzları, paylaşım planı katılımı, bilgileri ve düzenlemeleri;
- İzin bilgileri: devamlılık kayıtları, devamsızlık kayıtları (izin/mesai dışı süre taleplerinin ve onaylarının tarihleri ve kategorileri dahil), tatil tarihleri, ailevi durum izni veya başka özel veya yasal izinler ile ilgili talepler ve onaylar ve bilgiler;
- Devamsızlık yönetimi bilgileri: devamsızlık geçmişi, uygunluk notları, yetersizlik ayrıntıları, iş üzerindeki etki ve ayarlamalar hakkında bilgiler, tedavi hastalığın seyri hakkında bilgiler, yönetici ve İnsan Kaynakları (İK) iletişimleri, işe geri dönüş mülakatları, görüşme tutanakları, tıbbi kayıtlar, mesleki sağlık bilgileri;
- Esnek çalışma prosedürü bilgileri: talepler, inceleme, yazışma, görüşme notları ve sonuç kayıtları;
- Yeniden yapılandırma ve fazlalık kayıtları: değişiklik planları, organizasyon şemaları, danışma kayıtları, seçme ve tekrar yerleştirme bilgileri;
- Performans yönetimi bilgileri: meslektaş ve yönetici geri bildirimi, değerlendirmeleriniz ve performans inceleme bilgileriniz, sonuçlar ve hedefler, beceri programı değerlendirmeleri ve kayıtları, halef izleme planları, resmi ve gayrı resmi performans yönetimi süreci kayıtları;
- Eğitim ve geliştirme bilgileri: eğitim ve geliştirme ihtiyaçları ile ilgili veriler veya alınan eğitimler veya tamamlanmış değerlendirmeler;
- Disiplin ve şikayet bilgileri: iddialar, şikayetler, soruşturma ve kovuşturma hakkında notlar, kayıtlar ve sonuçlar;
- Sağlık ve güvenlik bilgileri: sağlık ve güvenlik denetlemeleri, sağlık ve güvenlik tarama talepleri ve sonuçları, risk değerlendirmeleri, vaka raporları;
- İzleme bilgileri: kapalı devre televizyon kayıtları, sistem ve bina giriş ve erişim kayıtları, indirme ve yazdırma kayıtları, davet veya toplantı kayıtları, BT güvenlik programları ve filtreleri tarafından elde edilen bilgiler;
- Çalışan talepleri, şikayetleri ve açıklamaları hakkında bilgiler: istihdam veya sözleşme temelindeki davaların veya şikayetlerin ana konusu, talep öncesi uzlaşma, iletişimler, uzlaşma görüşmeleri, talep soruşturma kayıtları, vakaya karışan çalışan raporları ve açıklamaları;
- Eşitlik ve çeşitlilik bilgileri (yasa izin verdiği ve gönüllü şekilde sağlandığı zaman): cinsiyet, yaş, ırk, uyruk, dini inanç ve cinsellik hakkında bilgiler (eşit fırsatlar gözetme amaçları ile isimsiz şekilde rapor edilir) ve
- İstihdamınız sırasında kendi isteğiniz ile bize sözlü veya yazılı şekilde vermeyi seçtiğiniz diğer tüm kişisel bilgiler.
Kişisel Bilgilerin Hassas Ve Özel Kategorileri
AB yasası veya işvereninizin yerleşik olduğu yetki bölgesinin yasası tarafından izin verildiği zaman, bazen “hassas kişisel bilgiler” adı verilen özel kategorilere giren aşağıdaki kişisel bilgilerden sınırlı bir miktarda toplayabilir ve işleyebiliriz:
- sizin çalışma düzenlemelerinizde bizim yasa gereği yapmamız gerekebilecek makul düzenlemelerin hepsi dahil olmak üzere sağlık ile ilgili bilgiler (buna Avusturya, Belçika, Almanya ve Hollanda’da izin verilmediğine dikkat ediniz);
- ırksal ve etnik kökeni ortaya çıkaran bilgiler (buna Avusturya, Belçika, Fransa, Almanya, Lüksemburg, Hollanda ve Polonya’da izin verilmediğine dikkat ediniz);
- suçlar, suç iddiaları ve mahkumiyetler hakkında bilgiler ve başka istihbarat kaynaklarından alınan bilgiler içerebilecek şekilde sabıka veya polis kayıtları kontrolleri dahil olmak üzere adli bilgiler (ilgili yerel yasalara ve kayıt elde tutma sürelerine tabi olarak) (söz konusu kişisel bilgilerin işlenmesi başvuru sahibi tarafından yerine getirilecek görev ve çalışanın görevi ile doğrudan ilgili olmadığı sürece buna İsveç'te, Almanya’da izin verilmediğine dikkat ediniz);
- Çalışan Temsilcisi Kuruluşu Üyeliği;
- medeni durum ve birinci derece akraba ve
- bu gibi bilgileri bize vermeyi seçmeniz durumunda politik görüşler, dini inançlar veya daha başka benzer inançlar ve cinsel yönelim (buna Fransa’da Almanya’da (kilise vergisi dışında), Hollanda’da ve Polonya’da izin verilmediğine dikkat ediniz).
BNY Mellon Nasıl Bilgi Toplar?
Kişisel bilgilerinizi çok çeşitli kaynaklardan ama çoğu durumda doğrudan sizden toplarız. Bu bilgileri çoğunlukla doğrudan yöneticilerinize veya İK temas kişisine verirsiniz veya sistemlerimize girersiniz (örneğin Çalışan Self Servis (eSS) vasıtası ile, İK süreçlerine katılarak, elektronik şekilde veya el ile kayıt edilebilecek olan epostalar ve anında mesajlar ile). Ayrıca yöneticilerinizden, İK’den ve bazen de meslektaşlarınızdan sizin hakkınızda ilave bilgiler gelir.
AB yasası veya işvereninizin yerleşik olduğu yetki bölgesinin yasası tarafından izin verildiği zaman, örneğin, eski bir işverenden gelen referans, dış uzmanlardan gelen tıbbi raporlar, vergi makamlarından, sosyal yardım tedarikçilerinden gelen bilgiler veya bir geçmiş kontrolü yapmak üzere bir üçüncü tarafı istihdam ettiğimiz zaman veya bazen müşterilerden gelen bilgiler gibi üçüncü taraflardan da bazı bilgiler elde edebiliriz.
Bazı koşullarda, geçerli yasa izin verdiği zaman ve bu ölçüde, izleme cihazlarından veya başka yollar ile (örneğin bina ve mekan erişim kontrolü ve izleme sistemleri, CCTV, telefon günlükleri ve kayıtları, anında mesaj günlükleri ve eposta ve İnternet erişim günlükleri gibi) dolaylı şekilde kişisel bilgi toplanabilir. Bu gibi koşullarda kişisel bilgiler BNY Mellon veya ilgili hizmet için üçüncü taraf bir tedarikçi tarafından toplanabilir. Bu tür kişisel bilgilere genellikle düzenli bir temelde erişilmez ama erişilmesi olanaklıdır. Örneğin Şirket politikaları hakkında muhtemel ihlalleri BNY Mellon’un soruşturduğu durumlarda erişim gerçekleşebilir. Zorunlu bir temelde bize kişisel bilgi vermenizi istediğimiz zaman bilgilerin toplanması sırasında bunu size belirteceğiz ve söz konusu bilgilerin sözleşme veya yasa gereği istenmesi durumunda bu belirtilecektir. Zorunlu bilgilerin sağlanmaması bazı İK süreçlerini gerçekleştiremeyeceğimiz anlamına gelecektir. Örneğin banka bilgilerinizi bize vermediğiniz takdirde size ödeme yapma olanağımız olmayacaktır. Bu ise bazı durumlarda istihdamınızı veya görevlendirmenizi sürdüremeyeceğimiz anlamına gelebilir çünkü BNY Mellon sizin ile ilişkimizin etkili ve verimli şekilde yürütülmesi ve yönetilmesi için gerekli olduğuna inandığımız kişisel bilgilere sahip olmayacaktır.
BNY Mellon’a sizin ile ilgili kişisel bilgilerin dışında, sosyal yardımların gerçekleştirilmesi dahil olmak üzere İK faaliyetleri ve yönetimi amaçları ile üçüncü tarafların, özellikle bakmakla yükümlü olduğunuz kişilerin ve diğer aile üyelerinizin ve acil bir durumda iletişim kurulacak bir kişinin kişisel bilgilerini de verebilirsiniz. BNY Mellon’a söz konusu üçüncü taraf bilgilerini vermeden önce, bu Bildirimde açıklanan şekilde, BNY Mellon’a vermeye niyetli olduğunuz tüm kişisel bilgiler ve BNY Mellon tarafından yapılacak olan işleme hakkında bu üçüncü tarafları bilgilendirmeniz gerekir.
Kişisel Bilgilerin İşlenme Amaçları Nelerdir Ve İşleme Yapmak İçin Yasal Temelimiz Nedir?
Kişisel bilgileriniz AB yasasına, işvereninizin yerleşik olduğu yetki bölgesinin yasasına ve/veya bulunabilecek geçerli toplu sözleşmelere uygun şekilde çeşitli iş amaçları ile toplanır ve işlenir. Kişisel bilgilerinizi kullanabileceğimiz amaçları bu Bildirimde belirtmiş bulunuyoruz. Kişisel bilgiler bazen, örneğin soruşturmalarda ve disiplin işlemlerinde olduğu gibi, koşullar söz konusu kullanımı gerekli kıldığı takdirde sizin için bariz olmayan amaçlar için kullanılabilir. Kişisel bilgilerinizin nasıl kullanabileceğini anlamanızı sağlamak için, gerekli olduğunu düşündüğümüz durumlarda ilgili İK politikalarında size ilave bilgi sağlayabiliriz.
Kişisel bilgilerinizi işlememizin yasal temeli
Kişisel bilgilerinizi yalnızca aşağıdaki yasal temellerin birisinin veya daha fazlasının geçerli olduğuna ikna olduğumuz zaman toplayacağız, kullanacağız ve paylaşacağız (bu belgede belirtilen tüm yerel yasa istisnalarına tabi olmak üzere):
- BNY Mellon’un tabi olduğu AB veya AB’ye üye devlet yasası uyarınca, örneğin, yerel vergi makamlarına bilgi açıklamak, yasal ödemeleri yapmak, yasaya aykırı fesihten kaçınmak, yasaya aykırı ayırımcılıktan kaçınmak, yasal kayıt tutma gerekliliklerini veya sağlık ve güvenlik yükümlülüklerini yerine getirmek gibi yasal bir yükümlülüğe uymak için işleme yapmak gereklidir;
- Tarafı olduğunuz bir sözleşmenin yerine getirilmesi veya söz konusu sözleşmeyi yapmadan önce sizin istediğiniz adımların atılması için işleme yapmak gereklidir, örneğin maaşınızı ödemek için banka bilgilerinizin toplanması veya hak sahibi olduğunuz sosyal yardımları size sağlamak üzere bilgilerin işlenmesi gibi;
- BNY Mellon’un veya (sınırlı durumlarda) üçüncü bir tarafın izlediği meşru çıkarlar için işleme yapmak gereklidir ancak kişisel verilerin korunmasını gerektiren şekilde sizin çıkarlarınızın veya temel haklarınızın ve özgürlüklerinizin bu meşru çıkarları geçersiz bırakması bunun dışındadır. BNY Mellon aşağıda belirtilen amaçlar için ve kendi kısa ve uzun vadeli iş hedeflerinin ve sonuçlarının gerçekleştirilmesini desteklemek amacı ile kişisel bilgilerin işlenmesinde meşru çıkarı bulunduğunu kabul etmektedir veya
- İşleme sizin onayınıza dayanmaktadır. Başka bir yasal dayanağa gerek olmadan özel kategorideki veriler için isteğe bağlı şekilde işleme yapıldığı, işlemenin bir çalışanın isteği üzerine yapıldığı veya AB yasası veya işvereninizin yerleşik olduğu yetki bölgesinin yasası uyarınca işleme yapmak gerektiği zaman onay kullanılacaktır. Söz konusu işleme için onay gerektiği takdirde bu onayın özgür, bilgiye dayalı ve açık şekilde verilmesini sağlamak için sizden ayrıca onay istenecektir. Bu onay istendiği zaman size söz konusu işleme hakkında bilgi verilecektir. BNY Mellon’dan gelen bir onay isteğini kabul etmenin istihdamınız için bir koşul veya gereklilik olmadığını ve kabul etmediğiniz takdirde olumsuz bir etki ortaya çıkmayacağını bilmeniz gerekir.
Almanya'da BNYM kuruluşlarının daimi çalışanları için (bir hizmet sözleşmesi ile söz konusu Alman kuruluş tarafından görevlendirilen kişiler dışında) (“Alman Çalışanlar”), kişisel bilgilerinizi yalnızca aşağıdaki yasal temellerin birisinin veya daha fazlasının geçerli olduğuna ikna olduğumuz zaman toplayacağız, kullanacağız ve paylaşacağız:
- (i) İşe alma kararları ve (ii) işe aldıktan sonra, örneğin, yerel vergi makamlarına bilgi açıklamak, yasal ödemeleri yapmak, yasaya aykırı fesihten kaçınmak, yasaya aykırı ayırımcılıktan kaçınmak, yasal kayıt tutma gerekliliklerini veya sağlık ve güvenlik yükümlülüklerini yerine getirmek, maaşınızı ödemek için banka bilgilerinizi toplamak veya hak sahibi olduğunuz sosyal yardımların size sağlanabilmesi için bilgileri işlemek amacı ile olduğu gibi, istihdam sözleşmesini yürütmek veya feshetmek için işleme yapmak gereklidir;
- Yalnızca veri sahibinin istihdam halinde iken bir suç işlediğine inanmak için belgelendirilmiş bir neden bulunması halinde suçların soruşturulması için işleme yapmak gereklidir, suçu soruşturmak için söz konusu verilerin işlenmesi gereklidir ve veri sahibinin verilerin işlenmemesindeki meşru çıkarı ağır basmamaktadır ve tür ve kapsam neden ile orantısız değildir;
- Yasa veya toplu sözleşmeler veya işveren ile işyeri konseyi arasındaki başka sözleşmeler tarafından belirtilen çalışanların temsil edilme haklarının ve yükümlülüklerinin kullanılması veya yerine getirilmesi için işleme yapmak gereklidir veya
Onay
AB yasası veya işvereninizin yerleşik olduğu yetki bölgesinin yasası tarafından izin verildiği zaman, kişisel bilgilerinizin işlenmesi bazı belirli durumlarda sizin onayınıza dayanabilir. Başka bir yasal dayanağa gerek olmadan özel kategorideki veriler için isteğe bağlı şekilde işleme yapıldığı, işlemenin bir çalışanın isteği üzerine yapıldığı veya AB veya AB’ye üye devlet yasası uyarınca işleme yapmak gerektiği zaman onay kullanılacaktır. Söz konusu işleme için onay gerektiği takdirde bu onayın özgür, bilgiye dayalı ve açık şekilde verilmesini sağlamak için sizden ayrıca onay istenecektir. Bu onay istendiği zaman size söz konusu işleme hakkında ve ayrıca söz konusu onayı vermemenin sonuçları ile ilgili bilgi verilecektir. BNY Mellon’dan gelen bir onay isteğini kabul etmenin istihdamınız için bir koşul veya gereklilik olmadığını ve bölgenizdeki İK temsilcisi ile görüşerek onayınızı her an geri alma hakkınız bulunduğunu bilmeniz gerekir.
Özel kişisel bilgi kategorilerini işlediğimiz zaman dayandığımız ilave yasal temel
Özel kategorilerdeki kişisel bilgilerinizi yalnızca aşağıdaki yasal temellerin birisinin geçerli olduğuna ikna olduğumuz zaman toplayacağız, kullanacağız ve paylaşacağız:
- Sizin veya BNY Mellon’un istihdam yasası, sosyal güvenlik ve sosyal koruma yasası alanındaki yükümlülüklerini yerine getirmek ve haklarını kullanmak için işleme yapmak gereklidir ve veri sahibinin kişisel bilgilerin işlenmemesinde bunu geçersiz bırakan meşru bir çıkarı bulunduğuna inanmak için bir neden yoktur;
- Çalışanın çalışma kapasitesini değerlendirmek, tıbbi tanı koymak, sağlık veya sosyal bakım tedavisi sağlamak için işleme yapmak gereklidir;
- Fiziksel veya yasal olarak onay verme kabiliyetine sahip olmadığınız zaman sizin veya başka bir kişinin yaşamsal çıkarlarını korumak için işleme yapmak gereklidir (örneğin tıbbi bir acil vakada olduğu gibi olağan dışı acil durumlarda);
- Yolsuzluğu önlemek, terörist finansmanını önlemek, çeşitlilik gözetmek gibi özel amaçlar için AB veya AB’ye üye devlet yasası tarafından izin verilen amaçlar ile işleme yapmak gereklidir;
- Yasal hak taleplerinde bulunmak, bunları kullanmak veya bunlara karşı savunma yapmak için işleme yapmak gereklidir veya
- İstisnai durumlarda işleme sizin açık onayınıza tabi olarak gerçekleştirilir (yukarıda açıklandığı gibi).
Kişisel bilgilerinizi kullandığımız amaçlar ve geçerli olan yasal temeller
Kişisel bilgilerinizi toplamak ve işlemek için bir dizi amaç belirlemiş bulunuyoruz. Bunlar, her durum için geçerli olan yasal temeller ile birlikte aşağıda belirtilmiştir:
