Informativa Sulla Privacy Delle Informazioni Personali Di BNY Mellon EMEA

L'affiliata di BNY Mellon responsabile delle vostre informazioni personali sarà l'affiliata di BNY Mellon identificata nel vostro contratto di lavoro o nel contratto per i servizi (“BNY Mellon”, “noi”, “ci”), e sarà il titolare del trattamento delle vostre informazioni personali. Inoltre, se le informazioni personali sono trattate da altri membri del gruppo BNY Mellon per proprie finalità indipendenti, i membri del gruppo BNY Mellon saranno titolari del trattamento indipendenti delle vostre informazioni personali.

La presente Informativa sulla privacy EMEA (“Informativa”) sostituirà l’Informativa sulla privacy delle informazioni personali EMEA esistente. Questa Informativa descrive come raccogliamo, utilizziamo e condividiamo le informazioni personali dei dipendenti, tra cui:

• Quali informazioni personali trattiamo
• In che modo BNY Mellon raccoglie le informazioni personali
• Le finalità per le quali vengono elaborate le informazioni personali e la nostra base giuridica per l'esecuzione del trattamento
• Conservazione delle informazioni personali
• Sicurezza delle informazioni personali
• Divulgazione e trasferimento internazionale di informazioni personali
• I vostri diritti come interessati

Possiamo modificare la presente Informativa di volta in volta per mantenerla aggiornata con i requisiti legali e con il modo in cui portiamo avanti la nostra attività. Se apportiamo modifiche significative alla presente Informativa, cercheremo di informarvi con un preavviso sulla intranet di BNY Mellon o via e-mail ("Preavviso di modifica"). 

Quali Informazioni Trattiamo?

Laddove consentito dal diritto dell'UE o dal diritto della giurisdizione in cui è situato il datore di lavoro, possiamo raccogliere le seguenti informazioni personali su di voi per le finalità descritte nella presente Informativa:

• Dati personali: titolo, nome, cognome precedente o cognome da nubile, sesso, nazionalità, stato civile/matrimoniale, data di nascita, età, dati personali di contatto (ad es. indirizzo, numero telefonico o cellulare e e-mail), numero d’identità nazionale, informazioni di immigrazione e ammissibilità al lavoro, patente di guida, lingue parlate, informazioni di contatto di parenti stretti/persone a carico/emergenza, informazioni di qualsiasi disabilità ed eventuali ragionevoli adeguamenti necessari di conseguenza;
• Informazioni sul reclutamento e sulla selezione: competenze ed esperienze, qualifiche, referenze, CV e candidature, dati dei colloqui e della valutazione, informazioni generali e di verifica (ad esempio i risultati del controllo delle informazioni creditizie, il controllo delle sanzioni finanziarie e la verifica di base di un registro penale relativa alle condanne sospese), diritto alla verifica del lavoro, informazioni relative al risultato della vostra candidatura, informazioni su qualsiasi offerta fatta a voi;
• Informazioni relative al vostro rapporto di lavoro: contratto di lavoro o di impiego, contatti di lavoro (es. indirizzo aziendale, numero di telefono, e mail), numero di dipendenti o retribuzioni, fotografia, orario di lavoro predefinito, lingua predefinita, fuso orario e valuta del luogo di lavoro, ID lavorativa e vari ID di sistema, la vostra biografia professionale, la vostra unità aziendale o gruppo assegnato, la vostra linea di segnalazione gerarchica, il vostro tipo di lavoratore dipendente/contrattista, le date di inizio e fine del vostro ingaggio/contratto, i termini e condizioni dell’impiego, il vostro centro di costo, il vostro titolo e la descrizione del lavoro, le vostre ore e modalità di lavoro, se siete a tempo pieno o part-time, la data di conclusione del vostro impiego/contratto, il motivo della conclusione, il vostro ultimo giorno di lavoro, colloqui di fine lavoro, referenze da fornire al potenziale datore di lavoro, stato (attivo/inattivo/concluso), qualifica della posizione, la ragione di qualsiasi cambiamento nel lavoro e la data del cambiamento;
• Informazioni normative: registri della vostra iscrizione presso qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile, la vostra condizione legale, compresi i controlli di precedenti penali o creditizi che possono essere necessari, e tutti i certificati e referenze di regolamentazione;
• Compenso e informazioni sui benefici: le vostre informazioni sul compenso (comprese le informazioni sulle retribuzioni o parcelle del progetto o contratto dello stipendio o orarie applicabili, le indennità, gli straordinari, i piani di premi e commissioni), i pagamenti per congedo/assenza (ad es. retribuzione per ferie, per malattia, per congedo familiare), informazioni sul conto bancario, requisiti, numero di previdenza sociale, informazioni fiscali, informazioni sui beneficiari di terze parti (ad es. espressione di volontà e informazioni sulla persona a carico), informazioni su tutti i benefici che ricevete o a cui siate ammessi, data di inizio della copertura previdenziale, richieste di rimborso spese e pagamenti, prestiti, deduzioni, accordi per la riduzione del salario, assegni per l’assistenza dei figli, sistemi di partecipazione azionaria dei dipendenti, informazioni e accordi;
• Informazioni sui congedi: registro presenze, registro assenze (comprese le date e le categorie delle richieste e delle approvazioni di congedo/permesso), le date delle ferie, le richieste e le approvazioni e le informazioni relative al congedo familiare o ad altri congedi speciali o obbligatori;
• Informazioni sulla gestione delle assenze: cronologia delle assenze, certificati di malattia, informazioni sull'inabilità al lavoro, informazioni sull'impatto e sugli adattamenti lavorativi, informazioni sulle cure e sulla prognosi, gestione e comunicazione delle risorse umane (HR), colloqui di reintegro, registri delle riunioni, referti medici, relazioni sulla salute sul luogo di lavoro;
• Informazioni sulla procedura di lavoro flessibile: richieste, considerazioni, corrispondenza, appunti di riunione e registro dei risultati;
• Registri di ristrutturazione ed esuberi: piani di modifica, organigrammi, documenti di consultazione, informazioni di selezione e reimpiego;
• Informazioni sulla gestione delle prestazioni: feedback dei colleghi e dei manager, informazioni sulle valutazioni e l’analisi delle prestazioni, risultati e obiettivi, registri e valutazioni del programma di gestione dei talenti, documenti formali e informali del processo di gestione delle prestazioni;
• Informazioni sulla formazione e sullo sviluppo: dati relativi alle esigenze di formazione e di sviluppo o alla formazione ricevuta o alle valutazioni completate;
• Informazioni disciplinari e di reclamo: note, registri ed esiti di accuse, denunce, indagini e procedimenti;
• Informazioni sulla salute e sulla sicurezza: audit sanitari e di sicurezza, richieste e risultati di screening sanitario e di sicurezza, valutazioni dei rischi, rapporti sugli incidenti;
• Informazioni di monitoraggio: filmati a circuito chiuso, registrazione e login di sistemi e accessi, registri di download e stampa, registrazioni di chiamate o riunioni, informazioni acquisite da programmi e filtri di sicurezza informatici;
• Reclami e lamentele dei dipendenti e divulgazione di informazioni: in materia di lavoro o contenziosi e reclami relativi al contratto, preconcertazione, comunicazioni, discussioni di transazione, documenti sui procedimenti di reclamo, coinvolgimento degli impiegati alla segnalazione e divulgazione di fatti;
• Informazioni sull'uguaglianza e sulla diversità (se autorizzate dalla legge e fornite volontariamente): informazioni riguardanti sesso, età, razza, nazionalità, credenze religiose e sessualità (segnalate anonimamente per scopi di monitoraggio delle pari opportunità); e
• Qualsiasi altra informazione personale che scegliete di comunicarci durante il corso del vostro impiego, sia verbalmente che in forma scritta, ad esempio nelle e-mail di lavoro.

Categorie Particolari Di Informazioni Personali E Dati Sensibili

Laddove consentito dal diritto dell'UE o dal diritto della giurisdizione in cui è situato il datore di lavoro, possiamo raccogliere e trattare una quantità limitata delle seguenti informazioni personali che rientrano in categorie particolari, talvolta denominate "informazioni personali sensibili":

• informazioni relative alla salute, compresi eventuali ragionevoli adeguamenti che per legge possiamo essere obbligati ad applicare al vostro regime di lavoro (notare che ciò non è consentito in Belgio, Germania e Paesi Bassi);
• informazioni che rivelano l’origine razziale o etnica (notare che ciò non è consentito in Belgio, Francia, Germania, Irlanda, Lussemburgo, Paesi Bassi, Polonia);
• informazioni giudiziarie, compresi i risultati dei controlli sui casellari giudiziari che possono includere informazioni su reati, presunti reati e sentenze e informazioni provenienti da altre fonti di intelligence (soggette a leggi locali e periodi di conservazione dei registri) (notare che ciò non è consentito in Svezia e Germania a meno che il trattamento di tali informazioni personali sia direttamente correlato al ruolo che sarà svolto dal richiedente, o al ruolo del lavoratore dipendente);
• appartenenza del dipendente a un sindacato;
• stato civile e parente più prossimo; e
• opinioni politiche, credenze religiose o altre credenze simili e orientamento sessuale, se si sceglie di fornire tali informazioni all'azienda (notare che ciò non è consentito in Francia, Germania (ad eccezione della imposte ecclesiastiche) Paesi Bassi e Polonia).

In Che Modo Bny Mellon Raccoglie Le Informazioni?

Raccogliamo le vostre informazioni personali da una varietà di fonti, ma nella maggior parte dei casi direttamente da voi. Di solito fornite queste informazioni direttamente ai vostri manager o ai funzionari delle risorse umane locali, o li inserite nei nostri sistemi (per esempio, tramite il self service per i dipendenti (eSS), la vostra partecipazione alle procedure delle RU, e-mail e messaggi istantanei che possono essere registrati elettronicamente o manualmente). Inoltre, ulteriori informazioni su di voi verranno fornite dai vostri manager, dalle RU o occasionalmente dai vostri colleghi.

Laddove consentito dal diritto dell'UE o dal diritto della giurisdizione in cui è situato il datore di lavoro, possiamo anche ottenere alcune informazioni da terze parti, ad esempio le referenze da un datore di lavoro precedente, referti medici da professionisti esterni, informazioni da parte delle autorità fiscali, fornitori di prestazioni o laddove utilizziamo una terza parte per effettuare un controllo dei precedenti o, occasionalmente, dai clienti.

In alcune circostanze, le informazioni personali possono essere raccolte indirettamente da dispositivi di monitoraggio o da altri mezzi (ad esempio, sistemi di controllo e monitoraggio dell'accesso agli edifici e alle sedi, telecamere a circuito chiuso, registri telefonici e registrazioni, registri di messaggi istantanei ed e-mail e registri di accesso a Internet), se e nella misura autorizzata dalle leggi vigenti. In queste circostanze, le informazioni personali possono essere raccolte da BNY Mellon o da un fornitore di terze parti del relativo servizio. Questo tipo di informazioni personali non è generalmente accessibile su base regolare, ma l'accesso è possibile. L'accesso può verificarsi, ad esempio, in situazioni in cui BNY Mellon sta indagando su possibili violazioni delle politiche aziendali. Quando vi chiediamo di fornirci informazioni personali su base obbligatoria, vi informeremo di questo al momento della raccolta e sarà altresì indicato nel caso in cui siano richieste particolari informazioni dal contratto o dallo statuto. La mancata fornitura di informazioni obbligatorie comporterà che non potremo portare avanti alcuni processi di RU. Per esempio, se non ci fornite i vostri dati bancari, non saremo in grado di pagarvi. In alcuni casi ciò può voler dire che non siamo in grado di proseguire con il vostro lavoro o impiego, poiché BNY Mellon non avrà le informazioni personali che riteniamo necessarie per un'amministrazione e gestione efficace ed efficiente del nostro rapporto con voi.

Oltre alle informazioni personali che vi riguardano, potete anche fornire a BNY Mellon informazioni personali di terze parti, in particolare delle persone a vostro carico e di altri membri della vostra famiglia, ai fini dell'amministrazione e della gestione delle RU, compresa l'amministrazione delle prestazioni previdenziali e qualcuno da contattare in caso di emergenza. Prima di fornire tali informazioni personali di terze parti a BNY Mellon, siete tenuti a informare preventivamente dette terze parti che intendete fornire tali informazioni a BNY Mellon e del trattamento che BNY Mellon effettuerà, come descritto nella presente Informativa. 

Per Quali Finalità Sono Trattate Le Informazioni Personali E Qual È La Nostra Base Giuridica Per L'esecuzione Del Trattamento?

Le vostre informazioni personali sono raccolte e trattate per varie finalità commerciali, conformemente al diritto dell'UE, il diritto della giurisdizione in cui è situato il vostro datore di lavoro e/o tutti i contratti collettivi di lavoro applicabili. In questo Informativa abbiamo stabilito le finalità per le quali possiamo utilizzare le vostre informazioni personali. Le vostre informazioni personali possono essere utilizzate di tanto in tanto per finalità a vostro avviso non evidenti, qualora le circostanze giustifichino tale utilizzo, per esempio per indagini o procedimenti disciplinari. Laddove lo riteniamo necessario, possiamo fornirvi ulteriori informazioni riguardo alle principali politiche di RU, per garantire che comprendiate come possono essere utilizzate le vostre informazioni personali.

La base giuridica su cui trattiamo le vostre informazioni personali

Raccoglieremo, utilizzeremo e condivideremo le vostre informazioni personali solo dopo aver accertato l’applicazione di una o più delle seguenti basi giuridiche (fatte salve eventuali deroghe di legge locali qui esposte):

• Il trattamento è necessario per il rispetto di un obbligo giuridico ai sensi di una legge dell'UE o di uno degli Stati membri della UE a cui BNY Mellon è soggetta, per esempio la divulgazione di informazioni alle autorità fiscali locali, l’esecuzione di versamenti obbligatori, per evitare la risoluzione e la discriminazione illegittime, per il rispetto dei requisiti legali di mantenimento dei registri o degli obblighi in materia di salute e sicurezza;
• Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui siete contraenti o per adottare misure, su vostra richiesta, prima di stipulare un contratto, ad esempio la raccolta dei vostri dati bancari per il versamento dello stipendio o il trattamento delle informazioni per fornirvi le prestazioni contrattuali a cui avete diritto;
• Il trattamento è necessario per i legittimi interessi perseguiti da BNY Mellon o (in circostanze limitate) da terzi, eccetto laddove tali interessi prevalgano sui vostri interessi o diritti e libertà fondamentali che richiedono la protezione delle informazioni personali. BNY Mellon ritiene di avere un interesse legittimo nel trattamento delle informazioni personali per le finalità di seguito esposte, e per sostenere il raggiungimento dei suoi obiettivi e risultati aziendali immediati e a lungo termine; oppure
• Il trattamento è basato sul vostro consenso. Il consenso sarà utilizzato quando per le categorie particolari di dati a cui non si applica alcuna base giuridica vi è un trattamento volontario, laddove il trattamento è richiesto da un dipendente o nel caso in cui sia richiesto ai sensi del diritto dell’UE o del diritto della giurisdizione in cui è situato il vostro datore di lavoro. Se per il trattamento in questione è richiesto il consenso, cercheremo di ottenerlo da voi separatamente, per assicurarci che sia fornito in modo libero, informato ed esplicito. Le informazioni relative a tale trattamento saranno fornite all'utente al momento della richiesta del consenso. Si tenga presente che l’accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte di BNY Mellon non costituisce una condizione o un requisito del vostro impiego e che non vi sarà alcun impatto negativo se non accettate.

Per i dipendenti a tempo indeterminato delle entità BNYM in Germania (escluse le persone assunte da detta entità tedesca mediante un contratto di servizio) (“Dipendenti tedeschi”) raccoglieremo, utilizzeremo e condivideremo le vostre informazioni personali solo dopo aver accertato l’applicazione di una o più delle seguenti basi giuridiche:

• Il trattamento è necessario per (i) decisioni relative all’assunzione e (ii), a seguito dell’assunzione, per portare avanti o concludere il contratto di lavoro; per esempio la divulgazione di informazioni alle autorità fiscali locali, l’esecuzione di versamenti obbligatori, per evitare la risoluzione e discriminazione illegittime, il rispetto dei requisiti legali di mantenimento dei registri o degli obblighi in materia di salute e sicurezza, la raccolta dei vostri dati bancari per il versamento dello stipendio o il trattamento delle informazioni allo scopo di fornirvi le prestazioni contrattuali a cui avete diritto;
• Il trattamento è necessario per indagare sui reati, solo se vi è un motivo documentato per ritenere che l'interessato abbia commesso un reato nel corso dell'impiego. Il trattamento di tali dati è necessario per indagare sul reato e non prevale sul legittimo interesse dell’interessato a non trattare i dati, e in particolare il tipo e la portata del trattamento non devono essere sproporzionati rispetto al motivo;
• Il trattamento è necessario per esercitare o soddisfare i diritti e gli obblighi della rappresentanza dei lavoratori previsti dalla legge o da contratti collettivi o da altri accordi tra il datore di lavoro e il comitato aziendale; oppure

Consenso

Laddove consentito dal diritto dell'UE o dal diritto della giurisdizione in cui è situato il datore di lavoro, il trattamento delle vostre informazioni personali può essere basato, in circostanze particolari, sul vostro consenso. Il consenso sarà utilizzato quando per le categorie particolari di dati a cui non si applica alcuna base giuridica vi è un trattamento volontario, laddove il trattamento è richiesto da un dipendente o nel caso in cui sia richiesto ai sensi del diritto dell’UE o del diritto di uno Stato membro dell'UE. Se per il trattamento in questione è richiesto il consenso, cercheremo di ottenerlo da voi separatamente, per assicurarci che sia fornito in modo libero, informato ed esplicito. Le informazioni relative a tale trattamento vi saranno fornite al momento della richiesta del vostro consenso, insieme alle conseguenze derivate dal mancato consenso. Si tenga presente che l’accettazione di qualsiasi richiesta di consenso da parte di BNY Mellon non costituisce una condizione o un requisito del vostro impiego, e che avete il diritto di revocare il vostro consenso in qualsiasi momento, contattando il vostro rappresentante locale delle RU.

Ulteriori basi giuridiche su cui facciamo affidamento laddove trattiamo categorie particolari di informazioni personali

Raccoglieremo, utilizzeremo e condivideremo categorie particolari di informazioni personali qualora si applichi una delle seguenti basi giuridiche aggiuntive:

• Il trattamento è necessario ai fini dell'adempimento degli obblighi e dell'esercizio dei vostri o dei nostri diritti in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale e non vi è motivo di ritenere che l'interessato abbia un legittimo interesse prevalente a non trattare le informazioni personali;
• Il trattamento è necessario per la valutazione della produttività del dipendente, della diagnosi medica, della fornitura di cure sanitarie o assistenza sociale;
• Il trattamento è necessario per proteggere i vostri interessi vitali o quelli di un'altra persona qualora vi troviate nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il consenso (per esempio in situazioni eccezionali di emergenza, quale un'emergenza medica);
• Il trattamento è necessario per finalità consentite dal diritto dell'UE o dal diritto di uno degli Stati membri dell'UE per finalità specifiche, come la prevenzione delle frodi, la prevenzione del finanziamento terroristico, il monitoraggio della diversità;
• Il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria; o
• In casi eccezionali, il trattamento viene effettuato previo consenso esplicito dell'interessato (come spiegato sopra).

Finalità per cui utilizziamo le vostre informazioni personali e basi giuridiche applicabili

Abbiamo identificato un certo numero di finalità per la raccolta e il trattamento delle vostre informazioni personali. Queste sono riportate di seguito insieme alle basi giuridiche applicabili per ogni caso: