Privacyverklaring BNY Mellon EMEA Voor Persoonsgegevens

De BNY Mellon-entiteit die verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens, is de BNY Mellon-entiteit die wordt vermeld in uw arbeidsovereenkomst of dienstenovereenkomst (“BNY Mellon”, “wij/we”, “onze/ons”), en zal de verwerkingsverantwoordelijke zijn van uw persoonsgegevens. Wanneer de persoonsgegevens door andere leden van BNY Mellon Group worden verwerkt voor hun eigen onafhankelijke doeleinden, zullen die BNY Mellon Group-leden bovendien onafhankelijke verantwoordelijken zijn van uw persoonsgegevens. 

Deze EMEA-privacyverklaring voor persoonsgegevens (“Verklaring”) vervangt de bestaande EMEA-privacyverklaring voor persoonsgegevens. In deze Verklaring wordt uitgelegd hoe we persoonsgegevens van werknemers verzamelen, gebruiken en delen, waaronder: 

• Welke informatie wij verwerken
• Hoe BNY Mellon informatie verzamelt
• De doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt en de rechtsgrond voor het uitvoeren van de verwerking
• Bewaren van persoonsgegevens
• Beveiliging van persoonsgegevens
• Openbaring en internationale doorgifte van persoonsgegevens
• Uw rechten als betrokkene

We kunnen deze Verklaring van tijd tot tijd wijzigen zodat deze blijft voldoen aan de wettelijke vereisten en de manier waarop we onze activiteiten uitvoeren. Als we belangrijke wijzigingen in deze Verklaring aanbrengen, proberen we u hiervan in kennis te stellen via een bericht op het intranet van BNY Mellon of via e-mail (“Kennisgeving van wijziging”).

Welke Informatie Verwerken Wij?

Wanneer toegestaan door toepasselijke EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever is gevestigd, kunnen wij de volgende persoonsgegevens over u verzamelen voor de doeleinden zoals in deze kennisgeving worden beschreven:

• Persoonsgegevens: uw titel, naam, voormalige naam of meisjesnaam, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat/status, geboortedatum, leeftijd, persoonlijke contactgegevens (bijv. adres, telefoonnummer of mobiel nummer, e-mail), Burgerservicenummer, immigratie- en werkvergunningsinformatie, rijbewijs, gesproken talen, gegevens van verwanten/afhankelijken, contactgegevens bij noodgevallen, informatie over een handicap en eventuele redelijke aanpassingen die als gevolg daarvan nodig zijn;
• Wervings- en kandidaatselectiegegevens: vaardigheden en ervaringen, bekwaamheden, referenties, cv en sollicitatie, sollicitatie- en beoordelingsgegevens, achtergrondinformatie en verificatiegegevens (bijv. beoordelingen van kredietwaardigheidscontrole, financiële sanctiecontrole en een basiskennisgeving van eventuele strafbladgegevens met betrekking tot niet uitgezeten veroordelingen), werkvergunningsverificatie, informatie met betrekking tot de uitkomst van uw sollicitatie, details van elke aanbieding aan u;
• Informatie met betrekking tot uw dienstbetrekking: arbeidsovereenkomst of dienstbetrekking, werkcontactgegevens (bijv. bedrijfsadres, telefoonnummer, e-mail), medewerker- of loonnummer, foto, werklocatie, werkuren, standaardtaal, tijdzone en valuta voor locatie, uw werknemer-ID en andere systeem-ID's, uw werkverleden, uw toegewezen bedrijfsonderdeel of -groep, uw rapportagelijn, type werknemer/tijdelijke werknemer, begin- en einddatum van uw arbeidscontract, algemene voorwaarden, uw kostenplaats, uw functie en functieomschrijving, uw werktijden en -patronen, of u voltijds of deeltijds werkt, uw beëindigings-/ contracteinddatum, de reden voor beëindiging, uw laatste werkdag, exitgesprek, referenties die aan toekomstige werkgevers moeten worden verstrekt, status (actief/inactief/beëindigd), functietitel, de reden voor elke wijziging en datum van wijziging;
• Regelgevingsinformatie: gegevens van uw registratie bij elke toepasselijke regelgevende instantie, uw wettelijke status, inclusief eventueel vereiste strafrechtelijke antecedentenonderzoeken of kredietwaardigheidscontroles en eventuele wettelijke certificaten en verwijzingen;
• Informatie over salaris en uitkeringen: uw salarisinformatie (inclusief salaris/uurloon/ salaris volgens contract/vergoedingeninformatie zoals van toepassing, toelagen, overuren, bonus- en provisieregelingen), betalingen bij verlof/verzuim (bijv. vakantiegeld, ziektewetuitkering, ouderschapsverlof), bankrekeninggegevens, diploma, Burgerservicenummer, belastinginformatie, informatie over ontvangers van derden (bijv. uiting van wens en informatie over afhankelijke personen), details over eventuele uitkeringen die u ontvangt of die in aanmerking komen, startdatum van de uitkering, kostenclaims en betalingen, leningen, aftrekkingen, salarisverrekeningen, kinderopvangtoeslag, deelname aan aandelenregeling, -informatie en -overeenkomsten;
• Verlofgegevens: aanwezigheidsregistraties, verzuimregistraties (inclusief data en categorieën verlof /verlofaanvragen en goedkeuringen), vakantiedata, verzoeken en goedkeuringen en informatie met betrekking tot gezinsverlof of ander speciaal of wettelijk verlof;
• Verzuimbeheergegevens: verzuimgeschiedenis, gezondheidsgegevens, details van arbeidsongeschiktheid, informatie over werkimpact en aanpassingen, informatie over behandeling en prognose, berichten van manager en Human Resources (HR), re-integratiegesprekken, notulen van vergaderingen, medische rapporten, rapporten over gezondheid op het werk;
• Flexibele werkproceduregegevens: aanvragen, overwegingen, correspondentie, notulen van vergaderingen en uitkomstengegevens;
• Afvloeiings- en herstructureringsgegevens: wijzigingsregelingen, organigrammen, consultatiegegevens, selectie- en herschikkingsinformatie;
• Prestatiebeheergegevens: feedback van collega's en managers, uw taxaties en informatie over prestatiebeoordelingen, uitkomsten en doelstellingen, beoordelingen en gegevens van talentprogramma's, successieplannen, formele en informele procesverklaringen voor prestatiebeheer;
• Trainings- en ontwikkelingsinformatie: gegevens met betrekking tot opleidings- en ontwikkelingsbehoeften of genoten opleiding of voltooide beoordelingen;
• Disciplinaire en klachtengegevens: beschuldigingen, klachten, onderzoeks- en procedure-aantekeningen, verslagen en resultaten;
• Gezondheids- en veiligheidsinformatie: gezondheids- en veiligheidsaudits, screeningsverzoeken en resultaten op het gebied van gezondheid en veiligheid, risicobeoordelingen, incidentrapporten;
• Monitoringsgegevens: closed circuit television (CCTV) beeldmateriaal, inlog- en toegangsgegevens van systemen en gebouwen, gedownloade en afgedrukte documentatie, opnames van telefoongesprekken of vergaderingen, informatie vastgelegd door IT-beveiligingsprogramma's en filters;
• Claims, klachten en informatie met betrekking tot werknemers: onderhevige kwestie van geschillen en klachten op basis van werk of contract, bemiddeling vooraf, mededelingen, schikkingsbesprekingen, dossiers van gerechtelijke procedures, betrokkenheid van werknemers bij rapportage van incidenten en toelichtingen;
• Informatie over gelijkheid en diversiteit (indien wettelijk toegestaan en vrijwillig verstrekt): informatie met betrekking tot geslacht, leeftijd, ras, nationaliteit, religieuze overtuiging en seksualiteit (anoniem gerapporteerd voor doeleinden van controle op gelijke kansen); en
• Alle andere persoonsgegevens die u tijdens de uitvoering van uw opdracht, mondeling of schriftelijk aan ons verstrekt.

Gevoelige En Speciale Categorieën Van Persoonsgegevens

Wanneer toegestaan door de toepasselijke EU-wetgeving of wetgeving van de EU-lidstaat, kunnen wij een beperkt aantal van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken die vallen onder bijzondere categorieën, soms ook wel “gevoelige persoonsgegevens” genoemd:

• Gezondheidsgerelateerde gegevens, inclusief eventuele redelijke aanpassingen die het Bedrijf wettelijk verplicht is aan te brengen aan uw werkregelingen (let op, dit is niet toegestaan in Oostenrijk, België, Duitsland, Nederland);
• Informatie die raciale, etnische of gemeenschappelijke afkomst onthult (let op, dit is niet toegestaan in België, Frankrijk, Duitsland, Ierland, Luxemburg, Nederland, Polen);
• Gerechtelijke informatie, inclusief de resultaten van controles van strafrechtelijke dossiers of politiearchieven die details van misdrijven, vermeende misdrijven en straffen en informatie uit andere inlichtingenbronnen kunnen bevatten (onderworpen aan relevante lokale wetgeving en bewaartermijnen) (Processen zijn per land verschillend in overeenstemming met verschillende lokale wettelijke vereisten; dit is in Duitsland niet toegestaan, tenzij de verwerking van dergelijke persoonsgegevens rechtstreeks verband houdt met de rol die door de aanvrager of de rol van de werknemer zal worden vervuld);
• Lidmaatschap van een medezeggenschapsraad;
• Burgerlijke staat en verwanten;
• Politieke meningen, religieuze overtuigingen of andere soortgelijke overtuigingen en seksuele geaardheid, mocht u ervoor kiezen om dergelijke informatie aan het bedrijf te verstrekken (let op, dit is niet toegestaan in België, Frankrijk, Duitsland (met uitzondering van kerkbelasting), Nederland, Polen); en
• Biometrische gegevens, in de vorm van individuele stemafdrukken, die door werknemers kunnen worden gebruikt om hun accounts automatisch te vergrendelen of ontgrendelen, met toestemming van de werknemer.

Hoe Verzamelt BNY Mellon Informatie?

We verzamelen uw persoonsgegevens uit verschillende bronnen, maar in de meeste gevallen rechtstreeks van u. U zult deze informatie meestal direct aan uw managers of lokale HR-contactpersoon verstrekken of deze invoeren in onze systemen (bijvoorbeeld via Employee Self Service (eSS), uw deelname aan HR-processen, e-mails en sms'en die elektronisch of handmatig kunnen worden vastgelegd). Bovendien zal meer informatie over u afkomstig zijn van uw managers, HR of zo nu en dan van uw collega's.

Wanneer toegestaan onder toepasselijke EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is, verkrijgen wij mogelijk ook informatie van derden, bijvoorbeeld referenties van een vorige werkgever, medische rapporten van externe professionals, informatie van belastingautoriteiten, uitkeringsinstanties of wanneer we een derde in dienst nemen voor het uitvoeren van eenantecedentenonderzoek of bij gelegenheid ook van klanten.

In sommige omstandigheden kunnen persoonsgegevens indirect worden verzameld van controleapparaten (inclusief persoonlijke apparaten die worden gebruikt om toegang te krijgen tot het beveiligde BNY Mellon-netwerk; het verzamelen van persoonsgegevens van persoonlijke apparaten is beperkt tot alleen BNY Mellon-containers binnen de apparaten die worden gebruikt om toegang te krijgen tot het beveiligde BNY Mellon-netwerk van wanneer ze voor het laatst werden gebruikt om toegang te krijgen tot BNY Mellon-applicaties), of op andere manieren (bijvoorbeeld toegangscontrole- en bewakingssystemen voor gebouwen en locaties, CCTV, logboeken en opnames van telefoons, logboeken van chats, logboeken van toegang tot e-mail en internet, web- en verwijderbare media (bijv. USB), logboeken van uploads en printers, waaronder informatie verzonden vanaf het beveiligde BNY Mellon-netwerk naar thuisprinters) indien en voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Onder deze omstandigheden kunnen de persoonsgegevens worden verzameld door BNY Mellon of een derde die de relevante dienst levert. Dit soort persoonsgegevens wordt doorgaans niet routinematig gebruikt, maar toegang is wel mogelijk. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van toegang in situaties waarin BNY Mellon mogelijke schendingen van het bedrijfsbeleid onderzoekt.

De persoonsgegevens die BNY Mellon verzamelt, zijn over het algemeen vereist om aan onze contractverplichtingen te voldoen of een dienst te leveren of om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Wanneer wij u vragen om ons verplicht persoonsgegevens te verstrekken, zullen wij u hierover informeren op het moment van verzamelen en in het geval dat bepaalde informatie vereist is door het contract of de wet, zal dit worden aangegeven. Het niet verstrekken van verplichte informatie betekent dat we bepaalde HR-processen niet kunnen uitvoeren. Als u bijvoorbeeld uw bankgegevens niet aan ons verstrekt, kunnen wij u ook niet uitbetalen. In sommige gevallen kan dit betekenen dat wij uw werk of dienstverband niet kunnen voortzetten, omdat BNY Mellon niet beschikt over de persoonsgegevens die wij nodig achten voor het effectief en efficiënt beheren en onderhouden van onze relatie met u. Als de verstrekking van persoonsgegevens vrijwillig is, wordt u hier bij het verzamelpunt over geïnformeerd en zijn er voor u geen gevolgen als u geen persoonsgegevens verstrekt.

Afgezien van persoonsgegevens die op u betrekking hebben, kunt u BNY Mellon ook persoonsgegevens verstrekken van derden, met name uw familieleden en andere gezinsleden, ten behoeve van HR-administratie en -beheer, inclusief het beheer van uitkeringen en het verstrekken van contactgegevens bij noodgevallen. Voordat u dergelijke persoonsgegevens van derden aan BNY Mellon verstrekt, moet u deze derden eerst informeren over dergelijke gegevens die u aan BNY Mellon wilt verstrekken en over de verwerking door BNY Mellon, zoals beschreven in deze Verklaring.

Wat zijn de doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt en wat is de rechtsgrond voor het uitvoeren van de verwerking?

Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt voor verschillende doeleinden in overeenstemming met de EU-wetgeving, de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is, en/of alle toepasselijke CAO-overeenkomsten. In deze Verklaring zetten wij de doeleinden uiteen waarvoor wij uw persoonsgegevens zouden kunnen gebruiken. Persoonsgegevens kunnen zo nu en dan worden gebruikt voor doeleinden die niet vanzelfsprekend zijn voor u als de omstandigheden dergelijk gebruik rechtvaardigen, bijvoorbeeld bij onderzoeken of disciplinaire procedures. We kunnen u, indien wij dit nodig achten, aanvullende informatie verstrekken in het relevante HR-beleid om ervoor te zorgen dat u begrijpt hoe uw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt.

De rechtsgrond waarop wij uw persoonsgegevens verwerken

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verzamelen, gebruiken en delen wanneer we overtuigd zijn dat een of meer van de volgende rechtsgronden van toepassing zijn (met inachtneming van alle hierin vermelde lokale wettelijke uitzonderingen):

• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting op grond van de EU-wetgeving, wetgeving van een EU-lidstaat of de toepasselijke lokale wetgeving voor niet-EU-rechtsgebieden waaraan BNY Mellon onderworpen is, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken aan de lokale belastingautoriteiten, wettelijke betalingen te verrichten, onwettige beëindiging en onwettige discriminatie te voorkomen, en nakoming van wettelijke administratievereisten of gezondheids- en veiligheidsverplichtingen;
• De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u een partij bent of om stappen te ondernemen, op uw verzoek, voorafgaand aan het aangaan van een dergelijke overeenkomst, bijvoorbeeld het verzamelen van bankgegevens om uw salaris te kunnen betalen of verwerkingsinformatie om u te voorzien van de contractuele voordelen waarop u recht hebt;
• De verwerking is noodzakelijk voor de legitieme belangen die door BNY Mellon of (onder beperkte omstandigheden) een derde worden nagestreefd, behalve wanneer die belangen worden opgeschort vanwege uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die de bescherming van persoonsgegevens vereisen; of
• De verwerking is gebaseerd op uw toestemming. Toestemming wordt gebruikt als er vrijwillige verwerking plaatsvindt voor bijzondere categorieën van gegevens waar geen andere wettelijke rechtvaardiging van toepassing is, wanneer de verwerking op verzoek van een werknemer plaatsvindt of indien verwerking vereist is volgens de EU-wetgeving of wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is. Wanneer toestemming is vereist voor de verwerking in kwestie, wordt deze afzonderlijk aan u gevraagd om ervoor te zorgen dat deze kosteloos, geïnformeerd en expliciet wordt verleend. Informatie over dergelijke verwerking zal aan u worden verstrekt op het moment dat om toestemming wordt gevraagd. U dient zich ervan bewust te zijn dat het niet een voorwaarde of vereiste is van uw dienstverband om akkoord te gaan met een verzoek om toestemming van BNY Mellon en dat er geen negatieve gevolgen zullen zijn als u geen akkoord zou geven.

Waar wij uitgaan van een rechtmatig belang, doen wij dit op basis van dat de activiteit:

• Noodzakelijk is voor het bereiken van onze zakelijke of commerciële doelstellingen en het verlenen van diensten aan onze klanten, wat zonder te vertrouwen op onze rechtmatige belangen onmogelijk zou zijn;
• Evenredig is en geen onrechtmatige schade zou veroorzaken;
• In lijn is of niet in strijd is met uw redelijke verwachtingen;
• Uw individuele rechten, belangen of vrijheden niet ondermijnt; en
• Per saldo niet zwaarder weegt dan uw privacyrechten

BNY Mellon is van mening dat het een rechtmatig belang heeft bij het verwerken van persoonsgegevens om de verwezenlijking van zijn onmiddellijke en langetermijndoelstellingen en resultaten te ondersteunen voor de in de tabel hieronder uiteengezette doeleinden.

Voor vaste werknemers van BNYM-entiteiten in Duitsland (met uitzondering van personen die zijn aangenomen via een dienstencontract) (“Duitse werknemers”) verzamelen, gebruiken en delen we uw persoonsgegevens alleen voor aan werkgelegenheid gerelateerde doeleinden wanneer we ervan overtuigd zijn dat een of meer van de volgende rechtsgronden van toepassing zijn:

• De verwerking is noodzakelijk voor (i) wervingsbeslissingen, en (ii) na het aanwerven, voor het uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld het verstrekken van informatie aan lokale belastingautoriteiten, het maken van wettelijke betalingen, het vermijden van onwettige beëindiging, het vermijden van onwettige discriminatie, het voldoen aan wettelijke vereisten voor het bijhouden van gegevens of gezondheids- en veiligheidsverplichtingen, het verzamelen van bankgegevens om uw salaris uit te betalen of verwerkingsinformatie om u de contractuele voordelen te bieden waarop u recht hebt;
• De verwerking is alleen nodig om misdrijven te onderzoeken als er een gedocumenteerde reden is om aan te nemen dat de betrokkene een misdrijf heeft gepleegd terwijl hij in loondienst was, de verwerking van dergelijke gegevens noodzakelijk is om het misdrijf te onderzoeken en niet wordt gecompenseerd door het legitieme belang van de betrokkene bij niet-verwerking de gegevens, en met name het type en de omvang, zijn niet onevenredig aan de reden;
• De verwerking is noodzakelijk om de rechten en plichten van de werknemersvertegenwoordiging uit te oefenen en na te komen, vastgesteld bij wet of collectieve overeenkomsten of andere overeenkomsten tussen de werkgever en de ondernemingsraad; of

Toestemming

Wanneer toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is kan de verwerking van uw persoonsgegevens, onder specifieke omstandigheden, op uw toestemming gebaseerd zijn. Toestemming zal worden gebruikt als er vrijwillige verwerking plaatsvindt voor bijzondere categorieën van gegevens waar geen andere wettelijke rechtvaardiging van toepassing is, wanneer de verwerking op verzoek van een werknemer plaatsvindt of als toestemming volgens de EU-wetgeving, wetgeving van een EU-lidstaat of een andere toepasselijke lokale wetgeving vereist is. Wanneer toestemming is vereist voor de verwerking in kwestie, wordt deze afzonderlijk aan u gevraagd om ervoor te zorgen dat deze kosteloos, geïnformeerd en expliciet wordt verleend. Informatie over dergelijke verwerking zal aan u worden verstrekt op het moment dat om toestemming wordt gevraagd, samen met de gevolgen van het niet verstrekken van dergelijke toestemming. U dient zich ervan bewust te zijn dat het niet een voorwaarde of vereiste van uw dienstverband is om akkoord te gaan met een verzoek om toestemming van BNY Mellon en dat u het recht heeft om uw toestemming op elk moment in te trekken door contact op te nemen met uw lokale HR-vertegenwoordiger.

Aanvullende rechtsgrond waarvan we afhankelijk zijn bij de verwerking van speciale persoonsgegevenscategorieën.

We zullen uw speciale persoonsgegevenscategorieën alleen verzamelen, gebruiken en delen indien een van de volgende aanvullende rechtsgronden van toepassing is:

• De verwerking is noodzakelijk met het oog op het nakomen van de verplichtingen en de uitoefening van uw rechten of die van BNY Mellon op het gebied van het arbeidsrecht, de sociale zekerheid en socialezekerheidsrecht, en er geen reden is om aan te nemen dat de betrokkene een doorslaggevend, gerechtvaardigd belang heeft bij het niet verwerken van de persoonsgegevens;
• De verwerking is nodig voor de beoordeling van de arbeidscapaciteit van de werknemer, medische diagnose, het verstrekken van gezondheids- of sociale zorg of behandeling;
• De verwerking is noodzakelijk om uw essentiële belangen of die van een andere persoon te beschermen waar u fysiek of juridisch niet in staat bent om toestemming te geven (bijvoorbeeld in uitzonderlijke noodsituaties, zoals een medisch noodgeval);
• De verwerking is noodzakelijk voor doeleinden die door de EU-wetgeving, de wetgeving van EU-lidstaten of elke andere wetgeving zijn toegestaan voor specifieke doeleinden die betrekking hebben op BNY Mellon, zoals het voorkomen van fraude, het voorkomen van terrorismefinanciering en het controleren van diversiteit;
• De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
• In uitzonderlijke omstandigheden wordt de verwerking uitgevoerd met uw uitdrukkelijke toestemming (zoals hierboven uitgelegd).

We hebben een aantal doelen geïdentificeerd voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. Deze worden hieronder uiteengezet, samen met de rechtsgrond die op elke zaak van toepassing is: